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Contabilidad Para Distribuidores de Automóviles en USA

Es difícil poder cumplir objetivos tanto en la vida como en los negocios. Las concesionarias de autos y también los de segunda mano, aquellos que se especializan en casas rodantes y camiones, hasta las compañías que venden botes se enfrentan con la industria en expansion de los vehículos eléctricos y autónomos. Adicionalmente, los vendedores online se están proliferando, y los entes reguladores están en cambio continuo. Como resultado, la plantación estratégica se convierte en algo vital para poder sobrevivir y crecer el negocio. El conocimiento de la industria de servicios inteligentes pueden ayudar a mantenernos un paso adelante.

 

Los retos únicos que enfrentan las concesionarias de autos

⇒ Por ejemplo, los showrooms de autos utilizan financiamiento por parte de los bancos para la planta baja, y puede suceder que algunos sean financiados privadamente.

⇒ Las transacciones involucran tanto la recolección de interés como también la administración de las deudas.

⇒ Debería haber una separación contable entre el pago de deudas y el interés.

⇒ Los clientes pagan mensualmente una cuota que no muestra claramente qué porción es la deuda y que porción es el interés.

 

Ejemplo

Una cuota mensual de $500 debe ser dividida entre pago de la deuda y pago de interés. Y esto representa una tarea complicada que seria mejor manejada por un CPA.

 

Designar un CPA en la contabilidad especializado en la exposición de autos.

Cada concesionaria de autos debe desarrollar un método efectivo de costeo y de inventario utilizando una combinación de los métodos disponibles. Un contador especializado con conocimiento en tendencias de la industria, sus mejores practicas y las actualizaciones legislativas van a considerar todos los requerimientos para la concesionaria y establecer una estrategia de inventario para tus necesidades.

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Optimizar las practicas de contabilidad para beneficio de la concesionaria

Todas las personas involucradas en la concesionaria, incluyendo los dueños, gerencia, fabricantes, banqueros, inversionistas y CPAs, esperan óptimos resultados contables basados en información financiera precisa y de confianza.

 

Balance de prueba

Es el núcleo de los estados financieros para una concesionaria de autos. Es por eso que, el fin de mes no debe incluir la revision completa del balance de prueba que muestra cada saldo de la cuenta del Libro Mayor.

⇒ Al final de cada mes, imprimir el balance de prueba entero. Se trabaja de arriba hacia abajo considerando lo siguiente:

⇒ Identificar y corregir las cuentas descuidadas.

⇒ Seguir cada cuenta del Libro Mayor del balance de prueba hasta los estados financieros del distribuidor.

⇒ Verificar si cada cuenta del balance tiene de soporte una conciliación, registro o estado de cuenta.

 

Conciliaciones y planes efectivos

⇒ Comparar los balances del Libro Mayor con los documentos fuente, incluyendo estados bancarios, planta baja y declaraciones de reservas financieras.

⇒ Comparar la actividad mensual con los documentos fuente.

⇒ Reconciliar los documentos fuente con el Balance General.

⇒ Tomar inventario de todos los estados de cuenta que se tiene.

⇒ Identificar todos los estados de cuenta faltantes.

⇒ Los estados de cuenta faltante puede distorsionar los detalles – entonces se debe contabilizar estos para mejorar la vision del balance general.

⇒ Se puede precisamente analizar el balance general con la información prevista?

⇒ Este reporte provee detalles adecuados aun cuando no es actualizado?

⇒ Necesito de otros montos para poder hacer más clara la vision del balance general?

⇒ Quien es responsable de revisar y limpiar cada estado de cuenta?

⇒ Todas estas tareas están incorporadas en las listas de control de fin de mes y fin de año?

⇒ Cada miembro del equipo sabe sus responsabilidades?

 

Revisión de gastos

Los contadores de planta baja deben revisar los gastos mensualmente. Es por eso que, antes de entregar los estados financieros a la gerencia, se debe hacer un análisis profundo de los gastos para remediar cualquier error de clasificación.

⇒ Comparar todos los estados de gastos con el promedio mensual de gastos.

⇒ Investigar cualquier desviación del promedio.

⇒ Cuando se descubre algún problema, reunirse con la gerencia para discutir la situación.

⇒ Descubrir anomalías puede ayudar a la concesionaria a permanecer siempre un paso adelante. Por ejemplo, una revision pro activa puede exponer alguna compra realizada encima de la política de capitalización que fue clasificada como gasto para reparaciones y mantenimiento en lugar de ser capitalizada al balance general y depreciada con el tiempo.

⇒ El contador debe mantener los registros de los activos fijos.

 

Contabilidad centralizada

Cuando las concesionarias de autos crecen, típicamente lleva a tener mas concesionarias y por ende una contabilidad mas complicada basada en la decision de tener un sistema de contabilidad centralizado, descentralizado o híbrido. Centralizar la contabilidad para todas las concesionarias debajo un solo techo provee beneficios específicos.

⇒ Gobierno Corporativo: Políticas y procedimientos serán uniformes y más eficientes. Sera más fácil de implementar controles internos y estándares.

⇒ La precision va a mejorar mientras que se necesitaran de menos trabajadores que pueden hacer todo el trabajo. Por ejemplo, un trabajador en una concesionaria no puede implementar todos los controles que una oficina central puede introducir.

⇒ Los cierres mensuales serán mas organizados cuando toda la contabilidad es manejada desde una sola ubicación. Los reportes de tablero no tendrán que esperar a los reportes de cada sucursal.

⇒ Tener una oficina centralizada va a prevenir la duplicación de personal en varias concesionarias, por lo tanto va a emplear a menos personal. Tener el menor gasto a resultar en mejores sueldos y habilidades en la oficina central.

⇒ Las concesionarias pueden reducir costos administrativos aun mas utilizando tecnología en el proceso de consolidación.

⇒ Las relaciones con los proveedores puede mejorar cuando las facturas y pagos son consolidados. Adicionalmente, la comunicación va a mejorar cuando se envían una sola factura a cada proveedor con un item para cada ubicación.

 

La consolidación igual tiene sus inconvenientes. Por ejemplo, la falta de apoyo contable a nivel de tiempo puede causar preocupaciones de personal. Esto va a resultar en requisitos extensos de trabajo a nivel de tienda para designar a individuos competentes que envíen la documentación e información a la oficina contable.

⇒ Los distribuidores deben transportar documentos, papeles y efectivo entre los lugares. Muchas veces el conductor o courier hace este trabajo.

⇒ La tecnología existente puede requerir una actualización en caso que la contabilidad se consolide. Sin embargo, a pesar de los beneficios de una actualización, esto puede resultar muy costoso.

⇒ Cada concesionaria tiene necesidades contables distintas, por lo tanto un enfoque general no es lo mas adecuado. En lugar, la consolidación va a requerir de planeación prudente y desarrollo de un sistema personalizado.

 

Durante la etapa de consolidación, todos los trabajadores que no sean esenciales pueden ser reasignados o eliminados. La planeación es vital ya sea que se decida por un enfoque consolidado o hibrido. Los cambios deben causar el mínimo inconveniente tanto al cliente como al empleado. La claridad en la estrategia y la comunicación es esencial.

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Contabilidad para inventario automotriz

 

Inventario automotriz

Las concesionarias de autos son compañías impulsadas por el inventario y miden adecuadamente el inventario contra gastos e ingresos utilizando el método LIFO (Last-In, First-Out) o mediante la identificación especifica de valorización.

 

Las decisiones que se toman con los estados financieros, proyecciones, prevision y flujos de caja se basan en el inventario y la información contable disponible.

 

Metodos de Contabilidad de Inventario

⇒ Las concesionarias de autos tienen amplia discreción en seleccionar el método contable del inventario.

⇒ Algunas veces estos métodos pueden ser adaptados y desarrollados para objetivos específicos.

⇒ Las distintas categorías de inventario requieren otros métodos contables para reflejar adecuadamente el ingreso de la concesionaria.

⇒ Las concesionarias de autos emplean distintos métodos para vehículos nuevos, usados, partes de repuestos y procedimientos que también varian de cada sucursal o compañía.

⇒ La gestión eficiente del inventario no siempre es una formula única para todos.

⇒ La oferta y demanda impredecible requiere que el control sobre el inventario sea estricto para poder manejar eficientemente el capital de trabajo disponible y también el comprometido.

⇒ Los controles de gestión estrictos son un pre requisito para explorar nuevas oportunidades y satisfacer la demanda del consumidor que luego van a satisfacer las necesidades financieras y operacionales de la compañía.

 

Last-In, Firt-Out (LIFO)

Las concesionarias de auto utilizan este método para reportar ingresos bajos y aplazar el impuesto sobre la renta, que luego resulta en obligaciones menores de impuestos sobre la renta.

 

LIFO requiere de recolección de datos y trabajo administrativo, que puede tomar mucho tiempo y recursos usados. Sin embargo, los costos deberían ser medidos contra el aplazamiento esperado de los ingresos con las tasas de impuestos disminuidas a través de la legislación TCJA. Como resultado, las concesionarias de autos de Multi-entidad que tienen alto volumen de ventas típicamente obtienen ventajas LIFO significantes.

⇒ El método LIFO asume que el ultimo item vendido siempre sera el primer item vendido.

⇒ Como resultado, los vehículos mas caros comprados recientemente son registrados en el Costo de Venta mientras que el inventario es basado en costos previos mas bajos.

⇒ Los costos y el ingreso son adecuadamente igualados mientras que los costos materiales son totalmente recuperados.

⇒ El método LIFO es el mas popular entre las concesionarias de autos.

⇒ El método LIFO trae consigo consideraciones de impuestos adicionales para corporaciones tipo C considerando una conversion de corporación de tipo S.

⇒ Exposición a grandes impuestos a pagar (Corporate-Level Built-In-Gains Tax) en 4 cuotas en 4 años.

⇒ Incremento potencial en el Costo de Ventas.

⇒ Perdida de la habilidad de cambiar el peso de las obligaciones fiscales futuras y la habilidad de abrir canales de flujo de efectivo.

 

Cuando nos encontramos en periodos de baja inflación, las concesionarias de auto pueden beneficiarse del método LIFO a pesar del inventario reducido. Sin embargo, con la inflación creciente y reducciones significantes del stock, la selección del método apropiado de inventario es critico.

 

Alternativa de método LIFO para inventario de nuevos vehículos (ALM)

Este método justifica la inflación a nivel de modelo único de vehículo. Como resultado, provee las evaluaciones de inventario mas beneficiosas.

⇒ Diseñadas para concesionarias de auto utilizando el método LIFO para calcular valores de inventario para carro nuevo o camiones de carga ligera.

⇒ Ya que no compara ajustes anuales, simplifica la contabilidad de dólar – valor.

 

Método de Computación de Inventario de Index de Precio (IPIC) para Calcular la Inflación

Los tenedores de libros pueden simplificar la valuación del inventario de la concesionaria de autos con este método y calcular la inflación del LIFO utilizando los indices de precios publicados por la Oficina de Estadísticas Laborales de Estados Unidos (BLS). Las concesionarias de autos determinan los precios base para los valores que abren y cierran los inventarios. IPIC usualmente va a reducir el margen de error para del calculo de la inflación porque calcula la inflación utilizando el inventario y que resulta en deducciones bajas.

 

Método de identificación especifica (SIM) para la contabilidad de concesionaria de autos

Es el método de evaluación más preciso para el seguimiento de los costos actuales de bienes vendidos contra el inventario.

⇒ Esto es util para las concesionarias de autos que puedan dar seguimiento a items de inventario individuales usando tags RFID, código seriales o números de stock.

⇒ El método SIM puede empatar precisamente el costo con el ingreso.

⇒ Los contadores de concesionarias de autos que emplean este método típicamente usan el costo o el costo de mercado de reemplazo, cual sea el mas bajo.

⇒ El método SIM puede simplificar la manipulación deshonesta del numero final de inventario para producir beneficios fiscales.

 

Metodo de inventario de costos bajos o de mercado (LCM)

⇒ Asume que los precios de venta van a caer cuando los precios de compra bajan.

⇒ Las concesionarias pueden declarar perdidas por el stock vendido bajo del valor neto realizable durante el periodo en el que ocurrieron.

⇒ Las concesionarias pueden ajustar su valor de final de año del inventario:

⇒ Porque el proceso de evaluación del final de año utiliza el valor al por mayor promedio de items individuales.

⇒ Cuando los items individuales tienen un valor mas bajo del costo registrado, el inventario finales es reducido.

⇒ Como resultado, el Costo de Venta aumenta y el ingreso imponible disminuye.

 

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Cada concesionaria de autos debe desarrollar un método efectivo de costeo y de inventario utilizando una combinación de los métodos disponibles. Un contador especializado con conocimiento en tendencias de la industria, sus mejores practicas y las actualizaciones legislativas van a considerar todos los requerimientos para la concesionaria y establecer una estrategia de inventario para tus necesidades.

 

Los lectores deben tener en cuenta que este artículo solo pretende transmitir información general sobre estos temas y que FAS CPA & Consultants (FAS) de ninguna manera pretende que el contenido de este artículo se interprete como contable, comercial, financiero, de inversión, legal, fiscal u otros consejos o servicios profesionales. Este artículo no puede servir como sustituto de dichos servicios o consejos profesionales. Cualquier decisión o acción que pueda afectar el negocio del lector no debe basarse únicamente en el contenido de este artículo, sino que debe consultarse con un asesor profesional calificado. FAS no será responsable de ninguna pérdida sufrida por cualquier persona que confíe en esta presentación. Este artículo está sujeto a cambios en cualquier momento y por cualquier motivo.

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