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Todo Lo Que Necesitas Saber Sobre Contabilidad Para Centros Medicos En USA

El Rol de la Contabilidad de la Asistencia Médica

Los pacientes merecen el mejor cuidado y tratamiento que el dinero pueda comprar, que claro esta cuesta mucho dinero. El mercado demanda asistencia médica que sea eficaz en función de los costos. Es por eso por lo que los contadores especializados en Asistencia Médica son esenciales para poder equilibrar el cuidado y tratamiento de calidad con los costos. Esto es lo más importante para manejar empresas de asistencia médica de manera sostenible.

  • Los contadores especializados en este campo deben controlar la asignación de materiales de alta calidad con respecto a las limitaciones del presupuesto.
  • Los contadores de asistencia médica son los responsables de acoplar los ingresos y gastos.
  • Las compañías de Asistencia Médica pueden triunfar como también fracasar por la calidad y control de su gestión financiera. El hecho de poder gestionar eficazmente una empresa puede mejorar con los avances tecnológicos.
  • La precisión de los reportes contables es la herramienta más crítica para poder gestionar las compañías de asistencia médica. En organizaciones modernas, las herramientas de automatización tienden a reemplazar la forma de comunicarse tradicionalmente. Sin embargo, en la industria del Cuidado de la Salud, la comunicación que no es eficiente puede ser fatal. Todos los miembros de la industria del Cuidado de la Salud deben contribuir al proceso contable. Esto requiere de reuniones de equipo y participación constante. La comunicación es la mejor herramienta de defensa ante cualquier omisión y error cometido en la contabilidad.
  • La comunicación de alto nivel es esencial y critica para sostener un excelente flujo de trabajo. Desde el principio hasta el fin de la cadena, el flujo de trabajo debe salvaguardarse de errores. En la industria del Cuidado de la Salud cualquier error puede ser no solo muy costoso si no mortales.
  • El Cuidado de la Salud es una industria de negocio, y ese negocio debe atraer a consumidores que compren sus productos o servicios. El objetivo no es solo obtener ganancias sino permanecer rentable a largo plazo. Desafortunadamente, muchas empresas dentro de esta industria deben evitar tratar enfermedades inusuales que requieran de tiempo de recuperación larga. Puede resultar imposible para la empresa de sobrevivir si se convierte en la primera opción para tratar condiciones médicas que no tengan un tratamiento disponible que sea financieramente viable.
  • Es por eso por lo que los hospitales también deben mantener un costo asequible de los tratamientos de condiciones inusuales. Claro para lograr bajar los costos se debe realizar la investigación médica requerida, que a su vez también cuesta bastante dinero y requiere la ayuda de contadores especializados que guíen la asignación de recursos y desarrollen presupuestos para la investigación médica.

Reportes Contables Esenciales

Tomar decisiones que son criticas para la empresa solamente se pueden hacer cuando los reportes contables son precisos y están disponibles oportunamente. Adicionalmente, estos reportes proveen una imagen clara de la situación financiera actual de la empresa.

Reportes de Pérdidas y Ganancias

Estos reportes presentan el resumen de los ingresos, costos y gastos dentro de un periodo de tiempo. Se pueden elaborar trimestral y anualmente basado en contabilidad de caja o contabilidad de base de acumulados.

Contabilidad a base de Acumulados o Contabilidad por Devengo

  • Se debe reportar los gastos y el ingreso cuando se ha incurrido en ellos o se ha ganado, ya sea que el efectivo está en caja o no.
  • No es un método muy preciso.
  • Demuestra la situación actual y la proyección financiera por un periodo de tiempo.
  • Es un método contable complejo basado en las cuentas por pagar y por cobrar. Sin embargo, la industria del Cuidado de la Salud prefiere este método pues los pagos pueden tomar más tiempo de lo que se recibe.
  • Es el método recomendado para compañías grandes que pueden subcontratar el servicio de contabilidad.

Contabilidad de Caja o de Efectivo

  • El efectivo y los ingresos son reportados únicamente cuando se reciben.
  • Es un método de contabilidad más directo y es el preferido por la industria de agricultura.

La comparación entre estos reportes en diferentes periodos de tiempo va a mostrar cambios. Las compañías públicas deben presentar estos reportes y cumplir con la GAAP.

GAAP

Toda la contabilidad dentro la industria del Cuidado de la Salud debe atenerse a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, por sus siglas en ingles GAAP. De lo contrario pueden arriesgarse a ser multados o procesos penales. Una auditoría independiente puede determinar la falta de cumplimiento y será reportado a la FASB, conocido como Financial Accounting Standards Board.

Principios de la GAAP

  • Regularidad: Adherencia permanente a los reglamentos y regulaciones de la GAAP.
  • Consistencia: Constante aplicación de las reglas y estándares durante todo el proceso contable asegura la comparabilidad financiera adecuada entre los periodos.
  • Sinceridad: Proveer una imagen precisa e imparcial de la condición financiera de la empresa.
  • Permanencia: Seguir procedimientos consistentes va a permitir la comparación adecuada entre la información.
  • Prudencia: Usar únicamente datos reales para representar información sin especular.
  • No compensación: Hacer reportes transparentes que muestren positivos y negativos, excluyendo cualquier expectativa de compensación de deudas.
  • Continuidad: Operar el negocio continuamente cuando se están evaluando activos.
  • Periodicidad: Solamente los ingresos del periodo adecuada serán reportados.
  • Materialidad: Reportar y revelar todos los materiales y datos contables en los reportes financieros.
  • Uberrimae Fides: Comprometerse de extrema buena fe en todas las transacciones.

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Balance General

Registrar el total estimado de los activos y responsabilidades para calcular el valor neto estimado de la compañía.

  • Los departamentos de cuentas por cobrar y pagar deben manejar los pagos a proveedores y valores recibidos.
  • Cualquier error en alguno de estos departamentos van a tener un impacto directo en el balance general de la compañía.
  • Los ambientes actuales postpandemia de trabajo remoto o híbridos que requieren de servicios de la industria del Cuidado de la Salud necesitan moverse de un formato manual de papeleo a un formato online que luego va a significar una reducción del margen de error por la automatización de información.

Los balances generales van a mostrar los activos y responsabilidades de la compañía en un periodo especifico de tiempo. Por lo tanto, esto no muestra tendencias. Sin embargo, si provee información adecuada para analizar la condición financiera de la empresa mediante métricas y ratios.

Liquidez Corriente

  • Activos actuales divididos para los pasivos actuales.

Prueba Rapida

  • Activos actuales sin contar el inventario dividido para los pasivos actuales.

Capital de Trabajo

  • Activos menos los pasivos actuales. 

índice de Endeudamiento

  • Los pasivos totales actuales divididos para el patrimonio neto.

Estado de Flujo de Efectivo

  • Se debe reportar todas las transacciones que puedan afectar la solvencia de la empresa. El flujo de ingresos de todo el efectivo debe ser reportado. Los accionistas, inversores, dueños y personas de gerencia usan estos reportes para gestionar la empresa. Hay secciones que incluyen operaciones, inversiones, finanzas y puede ser usado para planeación a largo plazo.

Reporte de Rendimiento

  • Las empresas dentro de la industria del Cuidado de la Salud deben realizar un reporte de su rendimiento financiero. Adicionalmente, se les requiere que reporten su flujo de efectivo, Balance General, Reportes Operacionales y detallar algún cambio en los activos. Estos reportes proveen información vital para los fideicomisarios, gerencia senior y el público en general. Hospitales y Servicios dentro de esta industria que son exentos de impuestos deben reportar su rendimiento detallando los beneficios de la atención comunitaria no remunerada.

Reportes Específicos de la Industria

  • Depreciación de Activos: Muchos activos para el cuidado de la salud se deprecian, incluyendo edificios comerciales, equipo y tecnología médica, licencias de software e infraestructura informática. Los reportes deben incluir el costo de los activos y la vida útil. El cargo de depreciación debe ser registrado para cada periodo contable relevante.
  • Balances de Crédito: Cuando los hospitales y proveedor de servicios médicos reciben más dinero del que es debido por parte de los pacientes, el balance se acumula en las Cuentas por Cobrar. La acumulación de ese crédito será mitigada cuando los contadores emitan cheques pendientes.
  • Cobros y Pagos de Servicios médicos: Los hospitales y proveedores de servicios médicos son reembolsados de varias maneras.
    • Capitación: Es un método de pago de honorarios que emplean algunas organizaciones de mantenimiento de salud que consiste en abonar un monto establecido a sus prestadores de servicios médicos independientemente de la frecuencia con la que el afiliado reciba atenciónn médica. En cambio, el uso esperado del servicio médico va a determinar el monto a pagar.
    • Per Diem: Estos pagos son determinados por el número de días durante el cual el paciente recibió cuidado y tratamiento. La persona que paga o el MS-DGR determina la cantidad.
    • Pago por Rendimiento: es una cantidad determinada por el valor. Las determinantes medibles pueden ser por ejemplo la disminución de la presión arterial del paciente. Sin embargo, esta clasificación no es la adecuada pues no está estandarizada.

Provision Mixta

  • Los hospitales y proveedores de servicios médicos reciben pagos por entidades públicas y privadas, y a menudo por más de 100 personas distintas. Es por eso, que la contabilidad debe ser específica para cada persona que paga.
  • Los hospitales y proveedores de servicios médicos deben revelar los cargos a los pagadores. La determinación del precio es basada en una carga maestra, que es una lista de artículos facturables.
  • El coste para la industria del Cuidado de la Salud es complejo y se basa en múltiples variables.

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Casos Prácticos

[cCARE – California Cancer Associates for Research and Excellence]

El centro más grande de prácticas de oncología y hematología tuvieron que migrar de procesos manuales para poder pagar las facturas.

Tareas

Tenían que procesos más de 1000 facturas manualmente cada mes. Adicionalmente, ejecutaban procesos de verificación dos veces por semana que requerían de aprobación.

Solución

Usando QuickBooks y Mineral Tree, cCare pudo automatizar todos sus pagos. Como resultado, el proceso es ahora 80% más rápido.

Cascade Senior Living Services

Cascade maneja el backend de las oficinas dentro de los centros de cuidado a personas mayores.

Tareas

El trabajo remoto y los procesos manuales obstaculizaban demasiado la eficiencia de Cascade. Resulto en facturas sin pagar y sobre pagar por ciertos artículos. 

Solución

Usando Mineral Tree se pudieron automatizar y disminuir sus costos, detectar ineficiencias y centralizar más procesos.

Errores Contables Comunes en la Industria

  • Retrasos en nuevos procedimientos contables:
    • Estar retrasados cuando hay cambios contables puede ser muy peligros. Por ejemplo, muchos hospitales se enfrentan a terribles consecuencias cuando es imposible clasificar erróneamente una deuda como un gasto operativo.
    • Las nuevas declaraciones contables vienen con una notificación anticipada. Es por eso por lo que los equipos contables deben permanecer proactivos en cuanto a información emergente. AICPA hace actualizaciones a su guía de Auditoria y Contabilidad cada noviembre en su conferencia anual. Los contadores deben estar listos para estudiar esta guía en noviembre.
  • Ignorar Saldos acreedores y acumular cheques pendientes:
    • Algunos hospitales tienen millones de dólares en sus cuentas acreedoras.
    • Una manera de manejar esto es haciendo cheques para reembolsar a los pacientes y aseguradoras. Claro está, estos cheques deben ser rastreados.
    • Algunos destinatarios de estos cheques pueden haber fallecido o haber emigrado; entonces nuevamente el hospital puede permanecer con millones de dólares en esta cuenta, pero de cheques sin cobrar y que reducen el balance de la institución.
  • Asignaciones erróneas en el ciclo de ingreso:
    • Pagadores externos usualmente tienen su horario de pago, pero estas son distintos dependiendo del pagador, que luego complican el proceso contable. En la contabilidad de base devengada, donde los ingresos y gastos son reportados antes que el efectivo este en mano, las asignaciones son comúnmente clasificadas erróneamente en el ciclo de ingreso.
    • Los contadores pueden prevenir esta situación mediante la implementación de un ciclo de ingreso que pueda rastrear las facturas, los pagos recibidos, las asignaciones de recursos y cualquier otra información financiera. Esta herramienta va a proveer información compleja con poco margen de error para poder determinar las cuentas por cobrar.
  • Pasar por alto la capitalización de intereses:
    • El gasto de interés sobre las obligaciones de los hospitales no serán reflejados como un gasto de interés en el estado de resultados. Sin embargo, estos deben ser capitalizados como un costo de construcción incurrido durante el periodo de construcción.

Beneficios de Subcontratar la Contabilidad Para Centros Médicos

La contabilidad para la industria del Cuidado de la Salud es un poco tediosa y complicada que consume bastante tiempo. Aun así, el IRS es implacable cuando se descubren errores. Por ejemplo, se paga una penalidad del 2% cuando se reportan los impuestos sobre la nómina un día tarde. Las multas pueden llegar hasta el 15% del monto inicial que se debe pagar. Por tanto, subcontratar este servicio es un proceso simple y libera al hospital y a la gerencia de preocuparse por situaciones contables para enfocarse en la operación diaria.

Los lectores deben tener en cuenta que este artículo solo pretende transmitir información general sobre estos temas y que FAS CPA & Consultants (FAS) de ninguna manera pretende que el contenido de este artículo se interprete como contable, comercial, financiero, de inversión, legal, fiscal u otros consejos o servicios profesionales. Este artículo no puede servir como sustituto de dichos servicios o consejos profesionales. Cualquier decisión o acción que pueda afectar el negocio del lector no debe basarse únicamente en el contenido de este artículo, sino que debe consultarse con un asesor profesional calificado. FAS no será responsable de ninguna pérdida sufrida por cualquier persona que confíe en esta presentación. Este artículo está sujeto a cambios en cualquier momento y por cualquier motivo.

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