Contabilidad Para La Industria de Salud en USA
Contabilidad para Centros Médicos
Las empresas de atención médica obtienen ingresos de pagos de seguros, pacientes y subvenciones, entre otras fuentes. Las empresas pagan por suministros, salarios y gastos generales. Sin embargo, los ingresos y gastos rara vez están sincronizados. Las compañías de seguros y los pacientes a menudo retrasan los pagos. Las empresas obtienen suministros regulares e infrecuentes de múltiples proveedores que requieren pago. Además, las cuentas de atención médica siempre deben cumplir con los estrictos requisitos de HIPAA. La contabilidad de la atención médica es un acto de equilibrio que requiere contadores capacitados especializados en contabilidad de atención médica.
⇒ La ley y los políticos que regulan la atención médica son conscientes de su importancia; por lo tanto, la atención médica es propensa a cambios rápidos. Solo los hospitales o servicios de atención médica administrados adecuadamente pueden sobrevivir en una industria en constante cambio.
⇒ La industria es propensa a tarifas, multas e incluso cargos criminales cuando se manejan mal las cuentas.
Consumidores típicos de contabilidad de atención médica
⇒ Residencias asistidas
⇒ Prácticas dentales
⇒ Clínicas de diagnóstico
⇒ Hospitales
⇒ Laboratorios
⇒ Clínicas médicas
⇒ Hogares de ancianos
⇒ Prácticas de ortodoncia
⇒ Instalaciones ambulatorias
⇒ Prácticas especializadas
Partes interesadas dependientes de informes y controles de contabilidad de atención médica
⇒ Instalaciones de atención.
⇒ Gobierno federal y estatal.
⇒ Proveedores de atención médica.
⇒ Compañías de seguros.
⇒ Compañías farmacéuticas y fabricantes de dispositivos médicos.
El papel de la contabilidad en la industria de la atención médica
Los pacientes merecen la mejor atención y tratamiento que el dinero puede comprar, lo que cuesta dinero. El mercado demanda atención médica rentable. Los contadores de atención médica son fundamentales para equilibrar la calidad de la atención y el tratamiento con los costos. Esta es la esencia de administrar una empresa de atención médica con el tiempo.
⇒ Los contadores de atención médica deben controlar la asignación de suministros de alta calidad dentro de los límites del presupuesto.
⇒ Los contadores de atención médica son responsables del acoplamiento de ingresos y gastos.
⇒ Las empresas de atención médica se sostienen o caen por la calidad de su gestión financiera y controles. La eficiencia del procesamiento puede mejorar con el desarrollo de la tecnología.
⇒ Los datos y los informes precisos de contabilidad son herramientas críticas para administrar empresas de atención médica. En las organizaciones modernas, la automatización tiende a reemplazar la comunicación anticuada. Sin embargo, en un entorno de atención médica, la comunicación ineficaz puede ser fatal. Cada miembro del equipo de atención médica debe contribuir al proceso de contabilidad. Esto requiere reuniones frecuentes y alta participación.
El Rol de la Contabilidad en la Industria de la Salud
Los pacientes merecen la mejor atención y tratamiento que el dinero pueda comprar, lo cual cuesta dinero. El mercado exige atención médica rentable. Los contadores de la salud son clave para equilibrar la calidad de atención y tratamiento con los costos. Esta es la esencia de la gestión de una empresa de atención médica a lo largo del tiempo.
⇒ Los contadores de la salud deben controlar la asignación de suministros de alta calidad dentro de los límites del presupuesto.
⇒ Los contadores de la salud son responsables de la vinculación de ingresos y gastos.
⇒ Las empresas de atención médica se mantienen y caen en la calidad de su gestión financiera y controles. La eficiencia del procesamiento puede mejorar con el desarrollo de la tecnología.
⇒ Los datos y informes contables precisos son herramientas críticas para la gestión de empresas de atención médica. En las organizaciones modernas, la automatización tiende a reemplazar la comunicación anticuada. Sin embargo, en un entorno de atención médica, la comunicación ineficaz puede ser fatal. Cada miembro del equipo de atención médica debe contribuir al proceso contable. Esto requiere reuniones frecuentes y una alta participación. La comunicación es la mejor defensa contra omisiones y errores contables.
⇒ La comunicación de alto nivel es crítica para el mantenimiento de un buen flujo de trabajo. Desde el principio hasta el final, el flujo de trabajo debe protegerse contra errores. En atención médica, los errores no solo son costosos, pueden ser mortales.
⇒ La atención médica es un negocio, y las empresas deben atraer a los consumidores para que compren sus productos. El objetivo no es solo obtener ganancias, sino permanecer viables a largo plazo. Desafortunadamente, muchas empresas de atención médica deben evitar tratar trastornos raros con largos tiempos de recuperación. Puede ser imposible para la empresa sobrevivir si se convierte en el hospital de referencia para condiciones médicas sin un perfil de tratamiento financieramente viable.
⇒ Por lo tanto, los hospitales también deben mantener el costo de los tratamientos asequible para las condiciones raras. El hospital puede lograr esto si puede pagar la investigación necesaria. Y por supuesto, esto cuesta más dinero y requiere especialistas en contabilidad para guiar a la gestión en la asignación y presupuestación de la investigación.
Informes de Contabilidad Vitales
La toma de decisiones críticas solo es posible cuando se disponen de registros contables precisos y oportunos. Además, los informes proporcionan una imagen de la salud financiera de la empresa en ese momento.
Informes de Ganancias y Pérdidas [P&L]
Los P&L proporcionan resúmenes de ingresos, costos y gastos durante un período específico. Estos informes se emiten trimestral y anualmente según la contabilidad de efectivo o acumulación.
Contabilidad de Acumulación
⇒ Informa los gastos y los ingresos cuando se incurren o se obtienen, independientemente de si el efectivo ya está disponible.
⇒ Es un método muy preciso.
⇒ Describe el rendimiento financiero actual y proyectado para un período fijo.
⇒ Es un método de contabilidad complejo basado en funciones detalladas de cuentas.
Contabilidad en Efectivo
El efectivo y los ingresos solo se registran una vez que están disponibles. Es un método más sencillo de contabilidad preferido por el sector agrícola.
Las comparaciones de P&L para diferentes periodos indican cambios a lo largo del tiempo. Las empresas públicas deben presentar P&L a la SEC y deben cumplir con GAAP.
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Contadores para Centros Médicos
Los contadores de la salud trabajan para hospitales, compañías de seguros y prácticas médicas. Una de sus principales responsabilidades es supervisar el cumplimiento de las leyes y regulaciones federales, estatales y locales impuestas en la gestión y contabilidad de la salud. Sin embargo, la tarea más crítica que enfrentan los contadores de la salud es la Gestión del Ciclo de Ingresos.
Gestión del Ciclo de Ingresos
Cuidar la generación de ingresos, los pagos y las reclamaciones de una oficina médica es de una importancia evidente. El ciclo incluye la facturación basada en computadora y el seguimiento de las reclamaciones médicas por parte de los pacientes. El proceso incluye:
⇒ Recaudación de copagos.
⇒ Manejo de reclamaciones denegadas.
⇒ Precisión de los códigos de diagnóstico médico.
⇒ Determinación de elegibilidad del paciente.
⇒ Recaudación de pagos.
⇒ Seguimiento de reclamaciones.
Las tareas diarias incluyen:
⇒ Asignación de ingresos.
⇒ Desarrollo de presupuesto.
⇒ Cálculo de depreciación.
⇒ Control de los balances generales.
⇒ Determinación de ingresos y gastos.
⇒ Monitoreo de informes financieros.
⇒ Producción de informes contables.
⇒ Seguimiento de reembolsos.
Balance Sheets
Registra el total estimado de activos y pasivos y calcula la diferencia entre el total de activos y deudas para proporcionar una estimación actual del valor neto de la empresa.
⇒ Los departamentos de cuentas por cobrar y por pagar manejan los pagos recibidos y los pagos a proveedores.
⇒ Los errores en estos departamentos tienen un impacto directo en los estados financieros de la empresa.
⇒ Los entornos actuales de trabajo remoto y híbrido posteriores a la pandemia requieren que la contabilidad médica y de atención médica se mueva en línea y se aleje de los procesos manuales y en papel. Por lo tanto, la reducción del margen de error implica la automatización.
Los balances generales informan sobre los activos y pasivos de la empresa en una fecha específica. Por lo tanto, no muestran tendencias a lo largo del tiempo. Sin embargo, proporcionan los datos necesarios para analizar la situación financiera de la empresa según los indicadores financieros y las proporciones.
Razón corriente
⇒ Activos corrientes divididos por pasivos corrientes.
Razón rápida
⇒ Activos corrientes [excluyendo inventario] divididos por pasivos corrientes.
Capital de trabajo
⇒ Activos corrientes menos pasivos corrientes.
Relación de deuda a capital
⇒ Pasivos totales divididos por el capital contable.
Estado de flujo de efectivo
⇒ Informe de todas las transacciones que afectan la solvencia de la empresa. Se informa sobre la entrada de efectivo. Los inversionistas, propietarios y la gerencia lo utilizan para monitorear la empresa. Las secciones incluyen operaciones, inversión y finanzas. Aclara la necesidad de financiamiento y se utiliza para la planificación a largo plazo.
Informe de rendimiento
⇒ Las empresas de atención médica deben producir un informe de su desempeño financiero. Además, deben crear estados de flujo de efectivo, balances generales y estados de operaciones y cambios en los activos netos. Estos informes proporcionan información vital a los fideicomisarios, la alta gerencia y el público en general. Incluso los hospitales y servicios de atención médica exentos de impuestos deben informar su desempeño detallando los beneficios de atención comunitaria no compensados.
Reporte específico de la industria
⇒ Depreciación de activos: Muchos activos de atención médica se deprecian, incluyendo edificios comerciales, equipos, tecnología, licencias de software e infraestructuras de TI. Los informes deben incluir el costo y la vida útil de los activos. El cargo por depreciación debe registrarse para cada período contable relevante.
⇒ Saldos de crédito.
⇒ Pagos y cuentas por cobrar por servicios médicos: Los hospitales y proveedores de atención médica son reembolsados de diversas maneras.
⇒ Capitación inscribe a los miembros que pagan una cantidad fija por período, independientemente de si reciben atención médica. En su lugar, se determina su pago en función de su uso esperado de la atención médica.
⇒ Los pagos por día se determinan según el número de días que un paciente recibió atención. El pagador o un grupo relacionado con el diagnóstico de severidad de Medicare establece la cantidad.
⇒ Pay for Performance (P4P) o compra basada en el valor incentiva a los hospitales y proveedores de atención a través de determinantes medibles, como la disminución de la presión arterial del paciente. Sin embargo, P4P es una carga contable porque no está estandarizado.
⇒ Mezclas de pagadores:
⇒ Los hospitales y proveedores de atención médica reciben pagos de entidades públicas y privadas, a menudo de más de cien pagadores diferentes. Por lo tanto, la contabilidad específica para cada tipo de pagador es imperativa.
⇒ Los hospitales y proveedores de atención médica deben divulgar cargos a los pagadores. La determinación de precios se basa a veces en un cargador maestro – una lista detallada de artículos facturables – o en MS-DRGs.
⇒ El costo de la atención médica es complejo y se basa en múltiples variables.
⇒ Saldos de crédito:
⇒ Cuando los hospitales y proveedores de atención médica recaudan más dinero del que los pacientes les deben, el saldo se acumula en cuentas por cobrar. La acumulación de créditos se alivia cuando los contadores pueden escribir cheques pendientes.
⇒ Cuando el destinatario previsto de estos cheques ha fallecido, los montos pendientes se pagan al estado.
Principios de GAAP
⇒ Regularidad: Adherencia permanente a las reglas y regulaciones de GAAP.
⇒ Consistencia: La aplicación consistente de reglas y estándares durante todo el proceso garantiza la comparabilidad financiera entre periodos.
⇒ Sinceridad: Proporcionar una imagen precisa e imparcial de la condición financiera de la entidad.
⇒ Permanencia: Los procedimientos consistentes permitirán comparaciones entre diferentes conjuntos de información.
⇒ Prudencia: Utilizar solo datos factuales para la representación sin especulación.
⇒ No compensación: Informar de manera transparente los aspectos positivos y negativos, excluyendo cualquier expectativa de compensación de deudas.
⇒ Continuidad: Operar el negocio continuamente al valorar los activos.
⇒ Periodicidad: Los ingresos del período correspondiente solo se informarán.
⇒ Materialidad: Informar y divulgar todos los datos financieros y contables materiales en los informes financieros.
⇒ Uberrimae Fidei: Compromiso de buena fe máxima en todas las transacciones.
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¿Qué es la contabilidad para Centros Médicos?
La contabilidad es el registro de los libros para la atención médica, por lo que en este sentido, por ejemplo, comienza con las cuentas bancarias. Las compañías de atención médica abren una cuenta bancaria y reciben los pagos de las agencias. Hay agencias para todos los que cuidan a jubilados en casa. Son compañías intermedias que lidian con Medicare y subcontratan a estas compañías. Recibirán sus ingresos de esta agencia intermedia que trata directamente con Medicare, y muchos de estos pequeños proveedores de servicios no tratan directamente con Medicare. Todo esto será manejado por un intermediario, y él tratará con los proveedores de cada servicio, y así es como reciben ingresos. Cuando eso sucede, la contabilidad es sencilla, los ingresos son el dinero recibido del intermediario o de Medicare directamente. Y todos los gastos se pagan a terceros.
¿Cuáles son los beneficios de tener un CPA especializado en Centros Médicos?
El beneficio será la comprensión de la industria del CPA y cómo ese conocimiento ayudará al propietario de la empresa a clasificar correctamente los gastos y la elaboración de la declaración de impuestos en el año y las decisiones que el propietario debe tomar durante el año para la administración del negocio. Solo para dar un ejemplo, ¿qué será más fácil tratar directamente con Medicare o tratar con un intermediario? Medicare siempre requerirá más. Entonces, si el propietario no tiene las licencias requeridas, Medicare no podrá brindar servicio y quizás sea más fácil tratar con un proveedor en el medio porque depende de la capacidad del proveedor para tener el capital para tratar directamente con Medicare y al final del año la clasificación correcta del gasto para la elaboración de la declaración de impuestos.
Automatización de la contabilidad para centros médicos
Las encuestas indican que las cuentas por pagar fueron el departamento más probable en la contabilidad de la atención médica que se digitalizó y automatizó. En una encuesta, el 38 por ciento de los encuestados mostró que los volúmenes de pago de proveedores aumentaron durante el último año. Además, las fuerzas laborales híbridas y completamente remotas requieren digitalización. Los procesos en papel están desactualizados y resultan en errores, facturación duplicada y relaciones tensas con los proveedores.
Casos de estudio
California Cancer Associates For Research And Excellence [cCARE]
⇒ Una de las prácticas más grandes de oncología y hematología en California tuvo que migrar de procesos manuales para pagar sus facturas.
Tarea
⇒ Tenían que procesar más de 1,000 facturas manualmente cada mes. Además, realizaban dos corridas de cheques por semana, lo que requería aprobación.
Solución
⇒ Utilizando Quick Books y Mineral Tree Automation, cCARE automatizó sus pagos. Como resultado, el proceso ahora es un 80 por ciento más rápido.
Cascade Senior Living Services
⇒ Cascade maneja el trabajo de la oficina de respaldo en nombre de los centros que cuidan a los residentes mayores.
Tarea
⇒ El trabajo remoto y los procesos manuales obstaculizaron la eficiencia de Cascade. Resultó en una falta de visibilidad, facturas impagas y sobrepago por algunos artículos.
Solución
⇒ Usando Mineral Tree, la automatización de AP de extremo a extremo redujo costos, eliminó ineficiencias y centralizó el proceso.
Errores contables en el sector de la salud
⇒ Quedarse atrás en los nuevos procedimientos contables:
⇒ No estar al día cuando se anuncian cambios contables puede ser peligroso. Por ejemplo, muchos hospitales enfrentaron consecuencias graves cuando se volvió imposible clasificar la deuda incobrable como un gasto operativo.
⇒ Los nuevos pronunciamientos contables vienen con aviso previo. Por lo tanto, los equipos contables deben mantenerse proactivos. AICPA actualiza su Guía de Auditoría y Contabilidad en su conferencia de noviembre. Los contadores deben estar listos para estudiar la nueva guía en noviembre.
⇒ Ignorar los saldos a favor y acumular cheques pendientes:
⇒ Algunos hospitales tienen millones en saldos a favor. Deben lidiar con eso.
⇒ Una forma de manejarlo es escribir cheques para reembolsar a los pacientes y aseguradoras. Sin embargo, estos cheques deben ser rastreados.
⇒ Algunos destinatarios de cheques están muertos o emigraron; nuevamente, el hospital podría terminar con millones en forma de cheques impagos que reducen el estado de cuenta de la institución.
⇒ Errores en la contabilización de las asignaciones en el ciclo de ingresos:
⇒ Los terceros pagadores suelen desarrollar sus horarios de tarifas, pero varían de pagador a pagador, lo que complica el proceso contable. En la base de acumulación, donde los ingresos y los gastos se informan antes de que se tenga el efectivo, a menudo se declaran mal las asignaciones en el ciclo de ingresos.
⇒ Los contadores pueden evitar esto implementando una herramienta de ciclo de ingresos para rastrear la facturación, los pagos recibidos, las asignaciones y otros datos financieros. Esta herramienta proporcionará datos complejos con poco margen de error al determinar los créditos por cobrar.
⇒ No prestar atención a la capitalización de intereses:
⇒Los gastos de intereses que un hospital paga por sus obligaciones de deuda no se reflejan como un gasto de intereses en el estado de resultados. En cambio, se debe capitalizar como un costo de construcción incurrido durante el período de construcción.
Los beneficios de la subcontratar la contabilidad
La contabilidad en el sector de la salud es una tarea tediosa y complicada que consume mucho tiempo. Aun así, el IRS no perdona cuando descubre errores. Por ejemplo, se paga una multa del dos por ciento si se presentan los impuestos sobre la nómina un día tarde. Las multas pueden ascender hasta el quince por ciento del monto inicial a pagar. La subcontratación es un proceso simple que libera al personal directivo del hospital y de la atención médica de las preocupaciones contables y les permite centrarse en las operaciones diarias.
Los lectores deben tener en cuenta que este artículo solo pretende transmitir información general sobre estos temas y que FAS CPA & Consultants (FAS) de ninguna manera pretende que el contenido de este artículo se interprete como contable, comercial, financiero, de inversión, legal, fiscal u otros consejos o servicios profesionales. Este artículo no puede servir como sustituto de dichos servicios o consejos profesionales. Cualquier decisión o acción que pueda afectar el negocio del lector no debe basarse únicamente en el contenido de este artículo, sino que debe consultarse con un asesor profesional calificado. FAS no será responsable de ninguna pérdida sufrida por cualquier persona que confíe en esta presentación. Este artículo está sujeto a cambios en cualquier momento y por cualquier motivo.
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