Servicio de Contabilidad Externa Para Tu Negocio
¿Qué es la externalización de la contabilidad?
La externalización de la contabilidad es un proceso mediante el cual cedes la contabilidad o toda la actividad contable de tu empresa a una firma contable especializada. Esto significa que ya no te encargarás de la contabilidad; solo recibirás los estados financieros y respuestas a preguntas sobre las transacciones y los saldos en tus estados financieros. Esto implica que no tendrás a una persona encargada de la contabilidad ni de la introducción de datos, ya que todo será externalizado y entregado a una firma de contadores.
¿Por qué las empresas externalizan la contabilidad?
Principalmente por motivos de costos, cumplimiento, plazos y entrada de datos. Aquí en los Estados Unidos, contratar a una persona para llevar los libros contables todos los días en una oficina dedicada puede ser costoso. Además, esto requeriría que la persona, además de la entrada de datos, realice tareas como la conciliación de transacciones, el registro de las transacciones en los libros, el equilibrio de los estados financieros y la generación de informes. Estos procesos llevan tiempo y muchas veces los propietarios de negocios no tienen los estados financieros a tiempo.
Por lo general, después del cierre de los estados financieros, se requiere aproximadamente una semana para realizar la conciliación de todas las cuentas y registrar todas las transacciones, pero muchas veces lleva mucho más tiempo que eso. Debido a todos estos procesos que implican tiempo y costos, las empresas deciden externalizar la contabilidad con una firma contable.
¿Qué funciones contables se pueden externalizar?
Todas las actividades contables pueden ser externalizadas, desde la llevanza de libros, la entrada de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, la generación de estados financieros, la creación de informes adicionales y el análisis de la empresa. Cada actividad puede ser externalizada. Por ejemplo, algunos clientes prefieren solo ocuparse de la llevanza de libros y recibir los estados financieros, dejando las decisiones y evaluaciones para más adelante. Sin embargo, otros clientes externalizan todo el departamento contable, lo que significa que tendrán acceso a las cuentas de la empresa, los libros, las cuentas bancarias, las tarjetas de crédito y, con toda esa información, realizarán las entradas en el software contable y generarán los informes. Revisarán las transacciones, conciliarán los libros y les entregarán los estados financieros, pero no en formato impreso, sino en un formato disponible en línea.
¿Cuáles son las ventajas de externalizar las funciones contables?
La ventaja fundamental es que tus estados financieros siempre se prepararán a tiempo según el plazo acordado con la firma contable. Además, la firma contable está dirigida por un CPA, un contador público certificado, y cuenta con la experiencia y el respaldo del CPA detrás de la externalización contable. Una de las principales ventajas es que contarás con un CPA o un tipo de director financiero en lugar de un contador o un contable. El CPA respaldará su trabajo, y este es el beneficio que te ofrece la externalización de la contabilidad.
Click y Descarga Nuestra Guía Tributaria Gratis: 10 Consejos Tributarios para Dueños de Nuevos Negocios
¿Cuáles son los diferentes tipos de Contabilidad externa?
Por lo general, los propietarios de negocios dividen las actividades contables. Algunos dicen que solo quieren llevar la contabilidad desde los estados de cuenta bancarios. Entonces, nos proporcionan únicamente los estados de cuenta bancarios y lo que hacemos es introducir la información de las transacciones y los estados de cuenta bancarios en los estados financieros y en los libros, y al final de cada mes generamos los estados financieros. Luego, al final del año, utilizamos esa información para elaborar la declaración de impuestos. Esa es una forma de llevar la contabilidad, solo con las transacciones de los estados de cuenta bancarios.
Hay otro nivel en el que no solo se externalizan las transacciones de los estados de cuenta bancarios, sino que además se externalizan las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. Por ejemplo, las cuentas por cobrar involucran la emisión de facturas por los productos o servicios que la empresa vende; esto también puede ser hecho por la empresa, pero es un segundo nivel de externalización contable. Entonces, no solo se reflejan las transacciones bancarias en los estados de cuenta, sino también las funciones de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
Finalmente, está la opción de externalizar todo el departamento contable. Esto implica no solo la llevanza de libros ni las cuentas por pagar y por cobrar, sino también toda la contabilidad y el asesoramiento en términos de cumplimiento, informes, plazos y una relación muy cercana entre el propietario del negocio y el CPA. En este caso, la firma contable, encabezada por un CPA, se encarga de llevar los libros de la empresa, lo que no solo beneficia al propietario en la toma de decisiones o en la presentación de declaraciones de impuestos, sino también cuando la empresa necesita financiamiento. Los bancos requerirán estados financieros respaldados por un CPA, por lo que tener una firma contable dirigida por un CPA hace que sea más sencillo cumplir con los requisitos de financiamiento.
¿Cuándo deberías externalizar la contabilidad?
Dependerá del plan de crecimiento de la empresa. Si la empresa está creciendo o necesita capital, es el momento adecuado para externalizar la contabilidad. Recuerda lo que mencioné en la pregunta anterior: el banco requerirá estados financieros respaldados por un CPA y, por lo general, las empresas acuden al banco cuando tienen planes de expansión. Necesitan una línea de crédito para más inventario porque planean vender más, tienen un plan de marketing y van a dirigirse a un segmento específico del mercado. Por eso necesitan financiamiento y acuden al banco, que solicitará estados financieros respaldados o procesados por un CPA. En ese momento es cuando se debe ejecutar la externalización contable.
Mira Nuestro Servicio de Contabilidad & Estados Financieros
¿Qué es la externalización de la contabilidad?
La externalización de la contabilidad se encuentra dentro de la externalización contable. Como se explicó en una pregunta anterior, la contabilidad solo implica la realización de los libros contables o su mantenimiento. No se ocupan de las cuentas por cobrar ni por pagar, el contador solo se encarga de llevar los libros, lo que significa que las transacciones recibidas o facturadas son proporcionadas al CPA o al contador, y al final del mes se entregan los estados financieros, pero no hay retroalimentación, no hay revisión, no hay análisis de los estados financieros, no hay asesoría ni consultoría. Es únicamente mantener los libros, no hay retroalimentación, eso es lo opuesto a la externalización de la contabilidad, que incluye la retroalimentación, el asesoramiento, la consulta entre el propietario y el CPA para mejorar la situación del negocio si el propietario está planeando el crecimiento y está solicitando financiamiento a los bancos.
¿Qué es la externalización de la nómina?
La externalización de la nómina es otra vertiente de la contabilidad, esto ocurre cuando dentro de la externalización contable o la externalización de la contabilidad, la nómina también se externaliza. Esto significa que la llevanza de libros no se externalizará.
¿Cuál es el beneficio de la externalización?
El principal beneficio es la tranquilidad de tener tus cifras al alcance de la mano para tomar decisiones y emprender nuevos proyectos. En resumen, se trata de contar con un profesional calificado que no solo te proporcionará los estados financieros, sino también las perspectivas que necesitas al tomar decisiones para el negocio. Qué parte del negocio es capaz de reducir costos, aumentar la actividad de la empresa, por ejemplo, la creación de un plan de negocios, un plan de marketing, la preparación de los estados financieros para presentar al banco e incluso la conferencia con el banco junto al CPA. Muchas veces los bancos requieren información de los estados financieros y se sienten más cómodos realizando esto. Por lo tanto, el beneficio de la externalización es la tranquilidad, porque esto ya no está bajo tu control, lo que significa que no tienes que preocuparte por tener o no tener los estados financieros, esa preocupación ya no es tuya, ahora tu preocupación es crecer y tener un plan para ejecutar el crecimiento de la empresa.
¿Debería una pequeña empresa externalizar la contabilidad?
Sí o no, todo depende del nivel de ventas. También depende si la empresa tiene planes de crecimiento. También depende si hay varios socios en el negocio y esto es para las pequeñas empresas. Hay negocios que generan cientos de miles de dólares al año y hasta 25 millones de dólares al año se considera una pequeña empresa. Por lo tanto, todo depende del número de socios, por ejemplo, si hay varios socios, es aconsejable que los libros se externalicen y la contabilidad también se externalice debido a la imparcialidad de los libros. Esa sería la primera consideración, la imparcialidad para varios socios. En el caso de un negocio que está creciendo y tiene el objetivo de seguir creciendo y hay un plan, si no hay un plan, un CPA puede ayudarte a crear un plan de negocios para el crecimiento del negocio. Incluso puede mostrarte áreas del negocio que se pueden mejorar y segmentos del mercado que también se pueden conquistar. Si hay una relación cercana entre el CPA y el propietario del negocio, porque recuerda que el propietario del negocio es el único que conoce a sus clientes y su mercado, si hay una sinergia muy cercana, el CPA comprenderá el modelo de negocio y proporcionará una buena perspectiva para el crecimiento del negocio.
Mira la Versión En Video De Este Artículo
Estamos A Un Mensaje De Distancia. Obtén Tu Consulta.
Firma Contable dedicada a la Asesoría Contable, Planificación Tributaria y Estrategias Offshore para el crecimiento de tu Empresa y la protección de tu Patrimonio.
Los Clientes Opinan
Testimonios de Nuestros Clientes
Empresario
Gracias a FAS CPA & Consultants y Fulton Abraham Sanchez, CPA me fue posible resolver mi deuda de $479.677,71 que tenía con el IRS.
Empresaria
Mi experiencia con FAS CPA & Consultants ha sido increíble y su profesionalismo es impecable. Los recomiendo con toda confianza.
Empresario
Recomiendo a FAS CPA & Consultants. Son responsables, eficientes y muy dedicados.
Empresario
Fulton es un CPA maravilloso que comprende completamente la ley fiscal y brinda consejos honestos a sus clientes.