Lo Que Necesitas Saber Sobre Obligaciones Tributarias de Nómina
¿Qué es la Nómina?
La nómina es parte de la contabilidad, no de la llevanza de libros. La nómina es la capacidad de la empresa para resumir los detalles del dinero pagado a los empleados, es una obligación realizar la nómina para cada empresa en los Estados Unidos. Muchas personas dicen que no es necesario si son los únicos accionistas y no tienen empleados, pero eso no es correcto. Las empresas en los Estados Unidos, incluso si hay una sola persona que es el propietario, están obligadas a hacer la nómina y si no hay nómina, el IRS puede auditarlos y entonces están obligados a pagar multas con intereses e impuestos.
Mucha gente cree que solo porque son los únicos que operan el negocio, no necesitan hacer la nómina, pero están equivocados. Deben hacer la nómina porque son empleados de la empresa, incluso si son los propietarios. Este es el principio básico, una empresa no puede generar ingresos por sí misma, a menos que sea, por ejemplo, una empresa de bienes raíces en la que tienes una propiedad y recibes dinero por el alquiler de la propiedad, y lo recibes como ingreso. Esa podría ser una excepción, pero si tienes un negocio activo que puede ser cualquier cosa y tu presencia, ya sea física o en línea, te está generando dinero, se supone que debes hacer la nómina. Esta nómina es simplemente el resumen de lo que te estás pagando a ti mismo y a tus empleados, y los impuestos que esos salarios deben pagar al IRS en forma de impuestos a la nómina y al estado en forma de impuestos de desempleo, y esto es una obligación, no una opción.
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¿Cuáles son los beneficios de los servicios de nómina?
El primer beneficio es que el IRS no te auditará. Por lo tanto, si tienes un negocio activo desde el principio, no serás auditado por el IRS. Además de eso, debes pagar impuestos por desempleo o reempleo. Esa también es una obligación para el estado y esto ocurre en todos los estados de los Estados Unidos; debes pagar los impuestos de empleo debido a tus empleados, incluso si eres el único empleado.
Muchas veces las empresas no quieren tener nómina y consideran a cada empleado como un contratista. Cuando eso sucede y no deseas hacer la nómina ni pagar impuestos al IRS, estás exponiendo a tu negocio a una responsabilidad y una demanda, ya que el contratista puede acudir a un abogado y decir que en realidad somos empleados y que este empleador no ha pagado nuestros impuestos al IRS, pero somos nosotros quienes debemos pagar la cantidad completa de impuestos a la nómina.
Según la ley, la empresa debe pagar la mitad de los impuestos a la nómina y el resto proviene del empleado, pero como no tienes nómina y pagas a tus empleados como contratistas, los empleados pueden acudir a un abogado y decir que este empleador no ha cumplido con las regulaciones y demandarte. Después de la litigación, estarás obligado a pagar los impuestos al IRS, las multas y lo que se adeude por cada empleado. Por lo tanto, otra ventaja de tener nómina es proteger a tu empresa de cualquier litigio que los empleados clasificados como contratistas puedan presentar en tu contra.
Finalmente, para ti es un beneficio porque tendrás una imagen real de cuál es el costo de tener una nómina en comparación con la industria. Aquí es donde la nómina es útil, porque no te sorprenderás si un empleado llega y dice que quiere que le paguen cierta cantidad. Además, si existe la capacidad de expansión y tienes un plan para ello, podrás calcular el costo de los futuros empleados que necesitarás. Si hay un problema en la economía, te dará la referencia para despedir empleados y mantener el negocio funcionando.
Últimamente, debido a la pandemia, aquí en los Estados Unidos otorgan dinero a las empresas que tienen nómina, por lo que necesitas la nómina por todas estas razones. Es mejor tener nómina, incluso para ti mismo, porque si eres el único empleado y tienes nómina, estarás contribuyendo para el Seguro Social para ti mismo y para el Medicare, que es el seguro de salud para personas mayores. Si no haces esto, no estarás contribuyendo al Seguro Social o cuando presentes tus impuestos al final del año, pagarás todos los impuestos de una vez. Eso es difícil, imagina que no tuvieras dinero para pagar trimestralmente, no tendrás el dinero para pagar anualmente. Es mejor tener nómina porque acumularás créditos de Seguro Social y podrás recibir tu jubilación cuando te retires.
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¿Cuáles son las obligaciones de presentación de informes de nómina para un negocio?
Las obligaciones de presentación de informes de nómina son trimestrales, anuales y mensuales. En una base mensual, las empresas deben pagar al IRS el dinero que retienen de los empleados. Por lo general, en la nómina, las empresas retienen impuesto federal sobre la renta, seguro social y Medicare. Esos 3 impuestos se supone que deben pagarse mensualmente al IRS, en una base trimestral se supone que debes pagar impuestos por desempleo y presentar un informe ante el IRS y el Estado reportando todo el dinero que has pagado mensualmente por concepto de Seguro Social, Medicare e impuesto federal sobre la renta. En una base anual, se supone que debes reportar el impuesto por desempleo a nivel federal, y también hay un impuesto por desempleo a nivel estatal.
El formulario W-2 es el resumen de todos los salarios que los empleados recibieron aquí en los Estados Unidos, los impuestos que se les retuvieron y cualquier otro beneficio que un empleado pueda tener, o que el empleador pueda ofrecer, como un plan de jubilación o un plan médico. Existen obligaciones de pagar impuestos mensuales al IRS, obligaciones trimestrales de pagar impuestos por desempleo al estado y presentar un informe de los pagos mensuales que se han retenido a los empleados. Esos impuestos pagados trimestralmente deben ser reportados al IRS y, en una base anual, debes pagar el impuesto por desempleo al IRS y proporcionar el formulario W-2, que es el resumen de todos los impuestos sobre la renta pagados por el empleador al empleado, y con eso, los empleados presentarán la declaración de impuestos al final del año.
¿Qué se reporta al IRS en la nómina y qué se reporta a los estados?
Al IRS se le reporta en una base anual el formulario W-2, que es el resumen de todos los impuestos sobre la renta pagados por el empleador, y ese formulario es una vez al año. El empleador tiene la obligación de presentar eso ante el IRS y dar una copia al empleado para que presente la declaración de impuestos. En una base anual al IRS, debes presentar el formulario 940, que es el formulario para el impuesto federal por desempleo, y eso es al IRS. En una base trimestral, el formulario 941 que resume los ingresos, la nómina y los impuestos pagados a los empleados. En ese punto, no se supone que pagues nada, ya que los pagos de los impuestos se hacen mensualmente, así que primero pagas al IRS y luego informas esos pagos.
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