Cómo Un Contador Puede Ayudar A Crecer tu Negocio

¿Por qué es importante la contabilidad?

La contabilidad proporciona a la empresa la información necesaria para tomar decisiones; esa es la base de la contabilidad. El resumen de todas las transacciones que tienes en un año o en un período, ya sea un mes o un trimestre, se convierte en un conjunto ordenado de estados financieros en lugar de transacciones bancarias, facturas o registros. Estos estados financieros permitirán a la empresa ver el panorama, entender qué está sucediendo, por qué ocurren ciertas cosas y cuál es el resultado de las decisiones tomadas por los propietarios de la empresa, así como cómo esas decisiones han afectado al negocio.

¿Cuáles son los tipos de contabilidad?

Existen dos tipos de contabilidad: la contabilidad por acumulación y la contabilidad por efectivo.

Cuando realizas contabilidad por efectivo, no informas de cuentas por pagar ni cuentas por cobrar. Esto significa que todo lo que cobras se considera ingreso y todo lo que pagas se considera gasto; esa es la base de la contabilidad por efectivo. Un ejemplo de contabilidad por efectivo es cuando realizas un pago con un cheque o cuando recibes un pago de un cliente, y en ese momento lo consideras como ingreso para tu empresa. En la contabilidad por efectivo, solo se registran los pagos y los cobros de tus clientes, y con base en eso se generan tus informes financieros, tu balance general, tu estado de resultados y tu flujo de efectivo.

La contabilidad por acumulación es un poco diferente. En la contabilidad por acumulación, vas a registrar tus cuentas por cobrar y tus cuentas por pagar. Recuerda que las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar aún no se han cobrado ni pagado. Sin embargo, aunque no las hayas cobrado ni pagado, las estás registrando, y esa es la diferencia fundamental entre la contabilidad por efectivo y la contabilidad por acumulación.

Esos son los tipos de contabilidad que las empresas utilizan. Aquí en los Estados Unidos, las empresas con más de 50 millones de dólares están obligadas a utilizar la contabilidad por acumulación, mientras que las pequeñas empresas con ingresos de hasta 25 millones de dólares pueden usar la contabilidad por efectivo. La diferencia fundamental radica en cómo registras las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar.

Las cuentas por cobrar son, por ejemplo, cuando me proporcionas servicios y me envías una factura, pero yo aún no te pago y tú aún no lo has cobrado. Para ti, esto será una cuenta por cobrar, y si estás utilizando la contabilidad por acumulación, lo considerarás como ingreso, aunque aún no lo hayas recibido. Aunque no hayas recibido ese ingreso, lo estás registrando en tus estados financieros bajo la categoría de cuentas por cobrar. Para mí, tu factura se convertirá en una cuenta por pagar, pero aún no la he pagado. Debido a que estoy utilizando la contabilidad por acumulación, registraré la factura como una cuenta por pagar y, para mí, será un gasto en mi estado de resultados. En mi balance general, será una cuenta por pagar, pero en el estado de resultados, será un gasto. Para ti, en el balance general será una cuenta por cobrar, y también en el estado de resultados será ingreso. Esa es la naturaleza de los dos tipos de contabilidad.

¿Quién necesita la contabilidad?

Todos los que poseen un negocio y cualquier individuo que quiera saber dónde se está destinando su dinero. Si no tienes contabilidad y solo cuentas con los estados de cuenta bancarios y te guías solo por el saldo de esos estados de cuenta, y eres un individuo y no una empresa, y tomas decisiones en base a eso, el problema es que nunca sabrás en qué categoría o clases de gastos estás incurriendo, en qué estás gastando tu dinero, cuál es la clasificación de todos estos gastos que tienes, porque no tienes contabilidad, no tienes control. No sabes si necesitas reducir una categoría específica de gastos, digamos servicios públicos, pagos de suscripciones, comisiones o salarios, porque solo te guías por el saldo de tus estados de cuenta.

Pero si tienes contabilidad, tendrás control; eso es lo más importante en contabilidad, tener control sobre los gastos. Por eso los contadores y los asesores financieros personales insisten en que no solo las empresas deben tener contabilidad, sino también los individuos. Tendrás control sobre lo más importante que tienes después de tu vida: el dinero. Porque una vez que tienes control, puedes tomar medidas para mejorar. Por eso la contabilidad es tan importante, porque te brindará control.

Lo mismo ocurre si no sabes quiénes son tus clientes, cuánto estás recibiendo de cada cliente, a quién darle una promoción, por ejemplo. Solo sabes que has cobrado una cierta cantidad de clientes, pero no tienes una lista de clientes, no tienes control. No podrás crear promociones ni estrategias, no sabrás a qué mercados estás atendiendo. El control significa que debes ponerlo por escrito y mostrarlo a alguien que te ayude a tomar decisiones. Por eso cada persona, no solo las empresas, necesita tener un proceso contable para generar sus estados financieros y tomar control de su dinero. Por eso la contabilidad es importante y por eso todas las personas en el mundo necesitan la contabilidad.

¿Cuál es el proceso contable?

El proceso contable es la transformación de las transacciones en informes financieros, como el balance general, el estado de resultados y el flujo de efectivo. El balance general es una representación de todos tus activos, como efectivo, inventario, cuentas por cobrar y activos fijos; tus pasivos, todas tus cuentas por pagar y deudas; y tu patrimonio, el capital que has aportado para tu negocio. El estado de resultados es simplemente ingresos menos gastos, es cuánto dinero ganas. El flujo de efectivo es el informe que pocas personas utilizan o requieren, pero es muy útil cuando quieres saber cuál es la fuente de tu efectivo y en qué estás utilizando ese efectivo. Esto no se trata de activos o pasivos, sino de las fuentes de tu efectivo y cómo has utilizado ese efectivo.