Cómo La Contabilidad Cambiará La Forma En Que Haces Negocios
La contabilidad es la disciplina encargada de estudiar, medir y analizar la realidad patrimonial de las organizaciones, individuos o negocios desde una perspectiva económica y financiera, con el propósito de facilitar la dirección de los mismos. Es una ciencia y una técnica que proporciona información útil para tomar decisiones económicas.
¿Cuál es la diferencia entre contabilidad y teneduría de libros?
La teneduría de libros se refiere simplemente a llevar los registros contables, de ahí su nombre. Implica mantener los registros financieros, revisar las transacciones y llevar los libros contables. La contabilidad va un poco más allá, involucra el uso de los estados financieros generados por la teneduría de libros para tomar decisiones. Por eso, eres responsable por los recursos que has utilizado, los activos y pasivos que aparecen en el balance, los ingresos y gastos que se reflejan en la cuenta de pérdidas y ganancias, y los usos y fuentes de efectivo que se presentan en el informe de flujo de efectivo. Debes rendir cuentas por cómo se han generado estos informes que ahora están en tus manos. Por eso, a muchas personas no les gusta ver los estados financieros, ya que al hacerlo, deben rendir cuentas. Tienen que dar testimonio de por qué tomaron ciertas decisiones y por qué no hicieron las cosas de manera diferente. Esa es la diferencia entre uno y otro: la teneduría de libros se trata solo de llevar los registros, pero ¿qué harás con esos registros? Debes rendir cuentas por las decisiones que has tomado con el dinero que tienes, cómo has utilizado el dinero de tus clientes, cómo has manejado tus gastos y cómo esas decisiones se reflejan en los informes financieros, y por todo eso eres responsable.
¿Cuáles son las ventajas de la teneduría de libros?
La ventaja de la teneduría de libros es que te hace rendir cuentas, te obliga a tomar medidas para mejorar tu vida o tu negocio. En el caso de un negocio, tienes un balance, tienes una cuenta de resultados y ahora tienes la clasificación de cada uno de los gastos que tienes. Idealmente, compararás esos gastos con el promedio de tu industria y, si estás por encima, necesitas reducirlos. Porque esa es la naturaleza de la teneduría de libros, cuando los registros están bien cuidados, te brindarán informes que te permitirán tomar medidas para mejorar la empresa, crear promociones, dar descuentos a clientes leales, reducir gastos, nóminas, pagos de suscripciones y gastos en servicios públicos. Esto te dará control y, debido a eso, rendirás cuentas. Por eso, la teneduría de libros tiene la ventaja de que muchas personas prefieren hacerla al final del año y no hacerla mensual o trimestralmente, pero sugeriría llevar tus libros, rendir cuentas, reunirte con tu contador al menos una vez al trimestre y planificar para el futuro. Esto es algo que los estados financieros te proporcionarán, otra ventaja de la teneduría de libros te permitirá planificar para el futuro. Te dará la capacidad de planificar y crear una estrategia para crecer, no puedes crecer si no tienes números. Imagina, por ejemplo, si fueras a la escuela y no tuvieras calificaciones, ¿cómo sabrías si estás aprobando la clase? En la teneduría de libros se traduce de la misma manera, el objetivo de la teneduría de libros es darte números, darte la representación numérica de tus decisiones, para que tomes decisiones durante todo el año, pero esas decisiones se representan en un número, puede ser positivo o negativo, pero será el resultado de tus decisiones y debido a eso tendrás la oportunidad de cambiar, planificar y crear estrategias para mejorar y crecer. Esas son las ventajas de la teneduría de libros.
La contabilidad y la teneduría de libros adecuadas te ayudan a planificar el futuro de tu negocio como debe ser. Además, tener una buena contabilidad te ayudará a:
⇒ Evaluar la durabilidad del negocio: sabrás la respuesta a preguntas importantes que todo propietario de un negocio debe tener en cuenta, ¿está creciendo tu negocio?
⇒ Te ayudará a alcanzar un objetivo establecido: la contabilidad y el equilibrio de libros te permitirán realizar gastos y préstamos, alquilar para otros proyectos de acuerdo con la ley, lo que te ayudará a controlar y administrar el flujo de efectivo. Si tus registros están en orden, tendrás la posibilidad de ahorrar dinero en momentos críticos.
⇒ Te ayudará a prepararte para el crecimiento de tu negocio o la reducción de personal. Tendrás suficiente anticipación, ya sea el momento de contratar empleados y mudarte a una oficina más grande o el momento de dar pasos firmes para el futuro en las finanzas.
⇒ Te ayudará a ganar credibilidad en los bancos que financian negocios, ya que proporcionas la información necesaria y te ayudará a respaldar cada transacción con documentación.
⇒ Te ayudará a establecer proyectos y objetivos para tu negocio, respondiendo a preguntas de confianza.
Te sorprenderás de cuánto has ahorrado en tu contabilidad, y los libros estarán equilibrados. Esto facilitará todo a la hora de los impuestos. Si no tienes tiempo para hacer todo esto en medio de tus actividades diarias en el negocio, definitivamente debes considerar la posibilidad de contar con un contador externo que garantice la presentación de informes y el equilibrio preciso de los libros, de esta manera estarás preparado para el final del año.
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Consejos Sencillos de Contabilidad para Emprendedores
Todas las empresas funcionan con dinero. Es necesario para alimentar la operación e invertir en su futuro. Si un negocio gasta demasiado o demasiado poco, los resultados pueden ser catastróficos. La única manera de saber exactamente cuánto gastar y cuándo gastarlo es llevando un registro de cada centavo. Un sistema de contabilidad para pequeñas empresas es esencial para aquellos que desean lograr paz financiera, saber lo que tienen y cuándo lo tienen, y demostrar a otros el buen desempeño del negocio.
Contabilidad
La contabilidad permite a los dueños de negocios rastrear todas las transacciones financieras con precisión. Sin registros exhaustivos, la planificación y el presupuesto son imposibles. Un presupuesto depende de una evaluación de todas las fuentes de ingresos y gastos. Un balance permite a las partes interesadas en un negocio evaluar la condición financiera con un solo vistazo.
Contabilidad vs. Contaduría
La contabilidad se trata de registros meticulosos de todas las transacciones financieras. La contaduría se trata del panorama general, de resumir la condición financiera y el desempeño de una empresa a lo largo del tiempo, permitiendo a los participantes tomar decisiones y planes. A pesar de lo mismo, la contabilidad proporciona la plataforma para la contaduría al mantener el libro mayor general preciso y completo. Por otro lado, los contadores prepararán las declaraciones de impuestos basándose en los registros del contador.
Métodos de Contabilidad
Los niveles de complejidad distinguen los métodos. Las pequeñas empresas suelen comenzar con un sistema de contabilidad de partida simple, donde el contador registra simplemente cada transacción en un balance general simple como ingresos o gastos. La contabilidad de partida simple funcionará para pequeñas empresas con bajos volúmenes de transacción. El sistema de contabilidad de partida doble más complejo es esencial para una contabilidad confiable en negocios con mayores volúmenes de transacción. Un sistema de partida doble requiere dos entradas para cada transacción para equilibrar activos y pasivos y seguir el dinero. Esta es la única forma de equilibrar tus cuentas y es esencial para aquellos que elaborarán los estados financieros de la empresa y producirán informes sobre ingresos y gastos para la preparación de impuestos y la planificación a largo plazo.
Habilidades de Contabilidad
⇒ Comprender débitos y créditos
Para mantener un balance general preciso y equilibrado, el contador debe hacer un seguimiento de cada débito y crédito, lo que significa que debe registrar cada centavo que ingrese a la empresa y cada cuenta por pagar y por cobrar. El registro debe mostrar cada pago programado y cada entrada pendiente para emparejar eficientemente los gastos e ingresos.
⇒ Organización
Un contador debe saber cómo y dónde se registran las transacciones y debe seguir un patrón uniforme. Todo debe ser revisado una y otra vez, ya que el punto clave del sistema de partida doble es detectar errores cuando las cuentas no se equilibran. Un método preciso y consistente es crucial.
⇒ Software
Se trata de seleccionar el software más adecuado para la empresa. Se necesita tiempo para ajustar el software a las necesidades y procesos únicos de la empresa, pero hazlo una vez y el registro se volverá mucho más eficiente.
⇒ Todo se trata de los detalles
La contabilidad precisa es una contabilidad detallada. Un contador que se toma en serio los detalles establecerá el estándar para que el resto de los empleados hagan lo mismo. Una mayor precisión conduce a una mejor gestión, toma de decisiones y rentabilidad, y reduce el esfuerzo necesario para preparar estados financieros, lo que afecta la preparación de impuestos y las solicitudes de préstamos.
⇒ Comunicación
Ten en cuenta que un flujo de efectivo saludable depende de la comunicación. La falta de comprensión por parte de los empleados sobre la importancia y el método de la contabilidad puede arruinar una empresa. Normalmente, más de una persona trabajará en los libros contables. Solo instrucciones concisas y precisas pueden garantizar uniformidad y, por lo tanto, precisión. Los empleados necesitan instrucciones exactas y toda la información necesaria antes de que se conviertan en un activo para el proceso de contabilidad. Los errores y omisiones cuestan dinero.
⇒ Profesionalismo
La contabilidad de partida doble es un trabajo complicado a tiempo completo. Cuando un negocio despega, debe contratar a un experto para mantener el control de sus registros y aliviar la carga de los propietarios. Un contador experto proporcionará a la empresa:
⇒ Registros financieros precisos.
⇒ Registros financieros oportunos.
⇒ Una perspectiva general de la salud financiera de la empresa.
⇒ Registros y evaluaciones imparciales.
⇒ Paz mental.
⇒ Tiempo para enfocarse en el crecimiento y los ingresos.
Regulaciones Contables y de Contaduría e Implicaciones en Refugios Fiscales
Las regulaciones propuestas (REG-132766-18) se refieren a normas de contabilidad simplificadas para pequeñas empresas. Actualizan las regulaciones de contabilidad tributaria para adoptar las regulaciones simplificadas introducidas por la Ley de Recortes de Impuestos y Empleos (TCJA), P.L. 115-97 bajo las secciones 448, 263 A, 460 y 471. Las normas serán efectivas a partir de la fecha en que se publiquen las regulaciones finales en el registro federal. Para los años fiscales después del 31 de diciembre de 2017 y antes de que se publiquen las regulaciones finales, los contribuyentes pueden adoptar anticipadamente las normas propuestas si siguen todas las instrucciones contenidas en las normas propuestas para cada disposición del código que eligieron aplicar.
Estas regulaciones se aplican a los contribuyentes con un ingreso bruto ajustado por inflación de $26 millones o menos. Se incluyen algunas disposiciones principales en el TCJA.
⇒ Las pequeñas empresas, incluso las empresas con inventario (Sec. 448(c)), podrán utilizar el método de contabilidad en efectivo en lugar del método de devengo.
⇒ Las pequeñas empresas ya no estarán obligadas a capitalizar costos de capitalización uniforme adicionales (UNICAP) para el inventario (Sec. 263(A)(i)).
⇒ Se permitirá que las pequeñas empresas traten el inventario como materiales y suministros no incidentales o utilicen un método de inventario que se ajuste al tratamiento contable financiero del contribuyente para las existencias (Sec. 471 (c)).
⇒ Las pequeñas empresas no tendrán que contabilizar contratos de construcción a largo plazo utilizando el método de porcentaje de terminación (PCM) (Sec. 460€(1)(B)).
En términos de la Sección 471 (c): Si un contribuyente no tiene un estado financiero aplicable (AFS), puede contabilizar el inventario utilizando el mismo método que los libros y registros preparados de acuerdo con los procedimientos de contabilidad del contribuyente.
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Los contribuyentes clasificados como refugios fiscales no pueden usar las reglas simplificadas, incluso si cumplen con la prueba de ingresos brutos.
Un refugio fiscal es una sociedad u otra entidad, excluyendo a una corporación C, que asigna más del 35% de sus pérdidas a socios limitados o empresarios. La regla es problemática. No permite grandes deducciones o pérdidas durante un año fiscal. El AICPA recomendó el 7 de mayo de 2020 que se actualice la definición de refugio fiscal para simplificar el sistema tributario para pequeñas empresas y proporcionar paridad entre las entidades. El propósito de un refugio fiscal según el TCJA es el mismo que el añadido a la Sección 448 en 1986. Va más allá de una entidad formada con fines de evasión o elusión fiscal, que es cómo el público en general definiría un refugio fiscal. La definición de refugio fiscal según la Sección 6662(d)(2)(C) como una entidad con el propósito significativo de evitar o evadir el impuesto federal sobre la renta es la definición más adecuada si se necesita una limitación de refugio fiscal. La definición más amplia perjudica a las entidades con propietarios inactivos que proporcionan financiamiento necesario a entidades que no se formaron con fines de evasión o elusión fiscal.
Si se utiliza un ingreso imponible promedio en rollo de varios años, proporcionará más certeza y consistencia y facilitará la transición del método de devengo.
Las regulaciones propuestas permiten la elección permanente de determinar el estado de refugio fiscal de cualquier año en función de las asignaciones del año anterior. Esto proporciona cierto alivio. Permitirá a la entidad saber si es un sindicato al comienzo del año. De esta manera, el impacto se retrasa un año. Ninguna entidad podrá usar estos métodos simplificados para pequeñas empresas el próximo año. Es valioso saber cuándo tu negocio cambiará de un método de efectivo a un método de devengo y tener un año completo para planificar el cambio. De esta manera, tu negocio puede decidir cuándo se incluirá el ajuste de la Sección 481(a) en el ingreso gravable, lo que te permitirá reconocer el ajuste cuando sea más ventajoso para tu empresa.
Incluso aquellos que prefieren el método de efectivo pueden planificar y tomar decisiones informadas que minimicen el impacto de un cambio en el método de contabilidad. Ejemplos incluirían la postergación de pagos de gastos a un año fiscal de devengo y el uso de métodos de contabilidad de devengo para acelerar la deducción de costos y postergar el reconocimiento de pagos anticipados.
En el pasado, muchos contribuyentes que se suponía debían seguir el método de devengo en términos de la Sección 448(a) si eran un refugio fiscal, no lo hicieron porque no había una diferencia material entre los dos sistemas. Con la pandemia en nuestro medio ahora, muchos contribuyentes enfrentan pérdidas sustanciales, lo que hace que los dos métodos sean sustancialmente diferentes para ellos de repente.
Si tu negocio no puede pagar sus facturas, no puede deducir esos gastos en una medida de ingresos tributables en efectivo, mientras que todos estos gastos podrían ser deducibles en términos de la Sección 461 si sigues el método de devengo.
Un refugio fiscal puede cambiar de efectivo a devengo utilizando los procedimientos automáticos de cambio de Rev.Proc. 2019-43.
El TCJA proporciona métodos contables favorables para pequeñas empresas a menos que se eleve a una definición de refugio fiscal. Luego, las reglas favorables ya no se aplican a pesar de la falta de planes de evasión o elusión fiscal por parte de la empresa.
El AICPA recomienda que el Departamento del Tesoro y el IRS regulen todos los intereses mantenidos en entidades que cumplan con la definición de un sindicato pero que cumplan con la prueba de ingresos brutos de la Sección 448(c), se consideren como mantenidos por individuos que participan activamente en la gestión de una entidad, según la Sección 1256(e)(3)(C)(v). Sin embargo, el Departamento del Tesoro y el IRS rechazaron estas recomendaciones. Las preocupaciones de 1986 ya no existen porque las reglas de limitación de pérdidas de actividad pasiva de la Sección 469 impiden que los propietarios pasivos deduzcan las pérdidas de la entidad a menos que tengan ingresos de actividad pasiva. Además, en 1986, la mayoría de los estados aún no tenían leyes de LLC, y el uso de las LLC como entidades era raro.
El TCJA ha ampliado la antigua definición. Incluye un sindicato para el cual el 35% de las pérdidas de un año fiscal son asignables a los propietarios que no participan activamente en la gestión de la entidad.
Los lectores deben tener en cuenta que este artículo tiene la intención de transmitir información general sobre estos temas y que FAS CPA & Consultants (FAS) de ninguna manera pretende que el contenido de este artículo se interprete como asesoramiento o servicios profesionales de contabilidad, negocios, financieros, inversiones, legales, fiscales u otros. Este artículo no puede servir como sustituto de tales servicios o asesoramiento profesionales. Cualquier decisión o acción que pueda afectar el negocio del lector no debe depender únicamente del contenido de este artículo, sino que debe consultarse con un asesor profesional calificado. FAS no será responsable de ninguna pérdida sufrida por cualquier persona que se base en esta presentación. Este artículo está sujeto a cambios en cualquier momento y por cualquier motivo.
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