Cómo Puedes Beneficiarte de la Contabilidad para Inversionistas Inmobiliarios
No solo estás llevando registros. Estás midiendo tu rendimiento y la salud financiera de tu empresa.
Tus libros también proporcionan una medida para evaluar cómo se desempeñan diferentes trabajos y propiedades. Por ejemplo, ¿estás sobre el presupuesto y más allá del plazo, o estás cumpliendo con los presupuestos y plazos? Desarrollar una hoja de cálculo para cada propiedad y mantener el rumbo se convertirá en algo natural. En lugar de gastar a ciegas, llevar registros precisos eliminará las conjeturas y garantizará que nunca gastes más de lo que tienes. Además, hojas de cálculo separadas marcarán propiedades que no están generando ingresos suficientes.
La gestión de la reputación es vital en muchos niveles.
Tu puntaje crediticio define hasta dónde puedes expandirte en el mercado inmobiliario. Los expertos de la industria evitan operaciones desorganizadas que carecen de supervisión, que cometen errores repetidos, pagan tarde y frecuentemente hacen pagos incorrectos. Una contabilidad disciplinada y un mantenimiento meticuloso de registros son la base de la reputación estelar que necesitas para convertirte en un jugador importante en bienes raíces.
Regulaciones de contabilidad inmobiliaria
Objetivos
⇒ Proteger a los inversionistas.
⇒ Aumentar la contribución de bienes raíces al PIB.
⇒ Ampliar la distribución de la riqueza.
Consejo de Normas de Contabilidad Financiera [FASB]
⇒ Una autoridad sin fines de lucro responsable de establecer y mantener normas contables en los EE.UU.
⇒ Mantiene un sitio web donde las normas son accesibles para todos.
Regulaciones
⇒ Los errores contables pueden corregirse.
⇒ Los métodos contables engañosos o deshonestos pueden llevar a la persecución.
⇒ Para una empresa nueva, el entorno contable puede ser un laberinto de riesgos: es prudente contratar profesionales para guiarte a través del proceso y garantizar el cumplimiento.
Mejores prácticas de contabilidad inmobiliaria
Basado en la nube
⇒ El software basado en la nube es accesible dondequiera que vayas y cuando necesites información financiera.
⇒ Compartir datos entre los miembros del equipo es fácil.
⇒ Coloca todos los elementos contables en un solo lugar.
⇒ Permite análisis en tiempo real.
Digital
⇒ Los recibos digitales son convenientes, especialmente cuando pierdes algunos boletos o necesitas recibos para auditorías.
⇒ Tus libros contables basados en la nube necesitan evidencia para cada transacción. Las aplicaciones móviles y los escáneres pueden hacer esto de manera fluida.
Externaliza
Contrata CPA profesionales para garantizar informes precisos y aligerar tu carga. Luego, concéntrate en tu negocio principal y permite que los contadores hagan el resto.
Un profesional contable estructurará tu operación de manera eficiente en términos fiscales. Proporcionarán informes regulares que te permitirán desarrollar planes financieros realistas y estrategias de inversión prácticas.
⇒ Para organizar y etiquetar transacciones financieras de manera consistente, crea un plan de cuentas que enumere todos los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y cuentas de gastos.
⇒ Utiliza software de contabilidad de gestión de propiedades o una simple hoja de cálculo de Excel para realizar la tarea.
⇒ Decide entre usar un sistema contable de efectivo o de acumulación. La contabilidad de acumulación registra los eventos de ingresos y gastos, mientras que un sistema de contabilidad de efectivo registra los ingresos cuando entra o sale el dinero.
⇒ Los administradores de propiedades prefieren el sistema de contabilidad de efectivo, pero el inconveniente es que podrías perder de vista los ingresos o gastos cuando ocurren, a menos que emplees contadores de gestión de propiedades o software.
Es prudente tener una copia en papel de tu sistema contable digital. Los libros sin documentación a veces hacen que el IRS cuestione tus gastos. Del mismo modo, la documentación sin registros hará imposible entender tu situación financiera.
La única documentación que necesitas:
⇒ Caja de carpetas manila
⇒ Archivador
⇒ Carpetas:
⇒ Extractos bancarios
⇒ Gastos
⇒ Seguros
⇒ Declaraciones de impuestos
Beneficios de externalizar las tareas contables
⇒ Vital para una gestión empresarial efectiva.
⇒ Permite monitorear tu progreso.
⇒ Muestra si estás obteniendo ganancias.
⇒ Identifica propiedades que están teniendo buen rendimiento y aquellas que no.
⇒ Permite comparar tu progreso con períodos anteriores.
⇒ Proporciona una estimación de tu flujo de caja.
⇒ Asegura el pago puntual de todas las facturas.
⇒ La precisión es vital y previene pérdidas, multas y sanciones mientras ayuda en la toma de decisiones informada. Todas las transacciones serán incluidas y contabilizadas, y cuando se produzcan las declaraciones de impuestos, las ganancias serán minimizadas al tener todos los gastos deducibles.
⇒ La depreciación es un aspecto vital de la inversión inmobiliaria y frecuentemente crea problemas para los inversionistas que calculan mal o aplican métodos imprudentes.
Depreciación acelerada
⇒ Beneficio a corto plazo: Usar la depreciación acelerada es beneficioso durante los primeros años ya que las deducciones de depreciación más altas pueden afectar la viabilidad de una transacción.
⇒ Desventaja: Pagarás mucho más impuestos al vender la propiedad.
Depreciación lineal
⇒ El IRS requiere que la depreciación para propiedades residenciales se distribuya en cantidades iguales durante 27½ años y para propiedades comerciales durante 39 años.
⇒ La depreciación lineal elimina cualquier responsabilidad de reembolsar impuestos de depreciación al vender la propiedad.
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Contabilidad para Agentes Inmobiliarios
Los agentes inmobiliarios deben mantenerse al día con los clientes, listar propiedades, manejar finanzas y redes de negocios. Los agentes exitosos deben conectar, vender y cerrar dentro de un entorno comercial basado en una administración hábil y prácticas contables avanzadas. Informes y registros precisos son vitales antes de que se pueda comenzar a comprar y vender. Luego, los agentes deben asegurar su supervivencia financiera mientras se mantienen organizados para garantizar la recaudación de impuestos y el cumplimiento. Los agentes inmobiliarios no pueden permitirse sorpresas.
⇒ Desarrolla una comprensión de tu situación financiera.
⇒ Monitorea el crecimiento anual de tu negocio.
⇒ Gestiona tu flujo de caja y mantente alerta a señales de advertencia.
⇒ Optimiza la producción de tus declaraciones de impuestos.
⇒ Asegura el pago puntual de las facturas.
⇒ Controla tus gastos.
El secreto es mantener las cosas simples sin ignorar las complejidades.
Este objetivo se puede lograr si desarrollas rutinas contables productivas que te permitan establecer y mantener una visión financieramente sólida de tu empresa que te equipe para tomar decisiones racionales para mejorar el crecimiento y la rentabilidad.
No olvides
⇒ Controlar los cargos de tarjetas de crédito y débito.
⇒ Sistemizar la facturación y la cobranza de pagos.
⇒ Verificar los estados de cuenta bancarios.
⇒ Prestar mucha atención a la nómina.
Un profesional contable a bordo te ayudará a encontrar colaboradores en tus esfuerzos de inversión. Aislado, es difícil identificar agentes de seguros, agentes inmobiliarios, abogados y otros profesionales adecuadamente calificados. Además, el profesional contable puede proporcionar estrategias adecuadas para contratar a estos expertos.
Aspectos vitales que requieren tu atención
Ingresos por comisiones: La principal fuente de ingresos de un agente inmobiliario proviene de las comisiones ganadas por cada negocio cerrado. La precisión es fundamental. Rastrea, monitorea y reporta cada centavo ganado.
Cuotas y gastos de asociaciones:
Muchos agentes inmobiliarios deben compartir un porcentaje de comisiones con su firma de corretaje a un costo considerable. Lo mismo ocurre con las cuotas de membresía a asociaciones y varias organizaciones nacionales. Estos califican como deducciones.
Educación continua:
Es costoso obtener una licencia inmobiliaria, que requiere renovaciones anuales, educación continua y capacitación. Estos gastos deben incluirse en los costos anuales.
Costos de oficina:
Podrías considerar estos costos casi insignificantes, algunos agentes inmobiliarios necesitan suministros y muchos pagan por alquiler de oficina, espacio para eventos y servicios de limpieza y mantenimiento.
Costos de marketing:
La publicidad es la columna vertebral de las ventas y el marketing requiere exposición. Los costos incluirán:
⇒ Tarjetas de presentación
⇒ Patrocinios de eventos
⇒ Publicidad impresa tradicional
⇒ Publicidad en línea y digital
Los profesionales contables están bien versados en el uso prudente del apalancamiento. En lugar de buscar recibos y revisar interminables hojas de cálculo, delega la tarea a un profesional que pueda guiarte hacia un crecimiento de bajo riesgo.
Requisitos locales específicos:
Las reglas y requisitos que regulan a los agentes inmobiliarios se basan en tu ubicación. Es vital que investigues las regulaciones locales específicas de tus jurisdicciones. Debes cumplir con las reglas y regulaciones del condado, ciudad, estado y federales sobre los agentes inmobiliarios.
Consejos de agentes inmobiliarios veteranos
Respalda todos tus archivos, datos y registros. Conéctate a un sistema basado en la nube y activa sistemas de respaldo automáticos. Duplica tus archivos en papel y guárdalos por separado. Nunca agrupe los gastos, ni siquiera cuando intentes desglosar los gastos para fines fiscales. Categorías similares no son necesariamente lo mismo. En su lugar, instruye a un profesional para que categorice los gastos.
Programa E del IRS: Desglose de gastos
⇒ Publicidad
⇒ Limpieza y mantenimiento
⇒ Comisiones
⇒ Gastos de depreciación
⇒ Seguros
⇒ Honorarios legales y profesionales
⇒ Honorarios de gestión
⇒ Intereses hipotecarios pagados
⇒ Impuestos
Siempre comunica con todos los interesados en una transacción de ventas.
Solo puedes confiar en las personas si les informas verbalmente de tus necesidades y requisitos y envías recordatorios constantes para asegurar que todos los documentos, estados de cuenta y comprobantes de compra lleguen en el momento y lugar correctos.
Inmuebles comerciales vs. residenciales
Inmuebles comerciales
⇒ Gestión de unidades comerciales.
⇒ Las facturas de alquiler y los impuestos sobre la propiedad se presentan a los inquilinos en diferentes momentos del mes y del año.
⇒ En muchos estados, los inquilinos pagan impuestos sobre las ventas además de los cargos de alquiler.
⇒ La tarea del contador es simple cuando se utilizan múltiples cuentas para varias propiedades, evitando que los ingresos y gastos se mezclen para diferentes activos. Más complicado que los inmuebles residenciales. Los impuestos sobre la propiedad pagaderos se distribuyen a los inquilinos anualmente y se determinan por los pies cuadrados ocupados.
⇒ Abre una cuenta separada para los depósitos de seguridad. Algunos estados requieren que los depósitos de seguridad se mantengan en cuentas de depósito en garantía individuales. Cuando la ley estatal lo permita, coloca los depósitos de seguridad en una cuenta fiduciaria. Proporcionará detalles precisos de los ingresos y gastos totales por cliente. Como resultado, lo que le debes al cliente será transparente y estará disponible.
⇒ Los ingresos y gastos en los estados de cuenta bancarios se clasifican y se producen informes y estados financieros.
⇒ La depreciación se gestiona cuidadosamente. Proporciona deducciones sustanciales que reducen las ganancias para los propietarios que se benefician del refugio fiscal proporcionado. La propiedad comercial se deprecia durante un período de 39 años.
⇒ Cuando se revende la propiedad, se recupera la depreciación. El propietario reembolsa la depreciación, que luego se agrega al precio de venta. Como resultado, el impuesto sobre las ganancias de capital será más alto, pero el vendedor puede beneficiarse de la tasa impositiva preferencial del 20 por ciento.
⇒ Los contadores evaluarán y revisarán todos los ingresos y determinarán los impuestos sobre las ventas y la propiedad pagaderos además de los pagos de alquiler.
Inmuebles residenciales
⇒ Gestión de unidades residenciales.
⇒ Para registrar ingresos y gastos para una propiedad, vincula una cuenta bancaria específica a cada propiedad. No se distribuyen ni se recaudan impuestos sobre la propiedad pagaderos.
⇒ Los inquilinos no pagan impuestos sobre las ventas en el alquiler pagado.
⇒ La tarea del contador es simple cuando se utilizan cuentas separadas para varias propiedades, evitando que los ingresos y gastos se mezclen para diferentes activos.
⇒ Abre una cuenta separada para los depósitos de seguridad. Algunos estados requieren que los depósitos de seguridad se mantengan en cuentas de depósito en garantía individuales. Cuando la ley estatal lo permita, coloca los depósitos de seguridad en una cuenta fiduciaria. Proporcionará detalles precisos de los ingresos y gastos totales por cliente. Como resultado, lo que le debes al cliente será transparente y estará disponible.
⇒ Los ingresos y gastos en los estados de cuenta bancarios se clasifican y se producen informes y estados financieros.
⇒ La depreciación se gestiona cuidadosamente. Proporciona deducciones sustanciales que reducen las ganancias para los propietarios que se benefician del refugio fiscal proporcionado.
⇒ Cuando se revende la propiedad, se recupera la depreciación. El propietario reembolsa la depreciación, que luego se agrega al precio de venta. Como resultado, el impuesto sobre las ganancias de capital será más alto, pero el vendedor puede beneficiarse de la tasa impositiva preferencial del 20 por ciento.
⇒ La propiedad residencial se deprecia durante un período de veinte años.
Contabilidad vs. teneduría de libros para inversionistas inmobiliarios
Teneduría de libros
⇒ Registrar todas las transacciones de la empresa.
⇒ Las compras, ventas, pagos o cualquier otra cosa deben registrarse cuando ocurren.
⇒ Asegurar precisión mientras se reportan los ingresos de manera que soporten el escrutinio del IRS.
⇒ Mantener registros de cada transacción registrada en un libro mayor, ya sea en papel o digital.
Sistema de doble entrada
⇒ Débitos
⇒ Cuando las empresas reciben pagos en efectivo.
⇒ Créditos
⇒ Cuando las empresas realizan pagos en efectivo.
Ecuación contable
⇒ Activos = Pasivos + Patrimonio
⇒ La suma de los pasivos y el patrimonio es igual a los activos de la empresa.
Contabilidad
⇒ Entenderás tus cuentas y finanzas registrando e informando los elementos a continuación.
Activos
⇒ Posesiones beneficiosas de la empresa.
⇒ Activos principales
⇒ Para las empresas inmobiliarias, la propiedad se considera un activo principal.
⇒ Activos fijos
⇒ Edificios y terrenos.
⇒ Activos corrientes
⇒ Inventario, inversiones, efectivo.
Patrimonio
⇒ La diferencia entre activos y pasivos.
⇒ Activos – Pasivos = Patrimonio.
⇒ Donde más de un propietario en la empresa posee diferentes participaciones, se debe proporcionar contabilidad separada para cada uno de ellos.
Pasivos
⇒ Toda la deuda de la empresa.
⇒ Esencialmente el inverso de los activos.
⇒ Activos – Patrimonio = Pasivos.
⇒ Pasivos fijos
⇒ Deudas pagaderas durante un período fijo de más de un año.
⇒ Pasivos corrientes
⇒ Deudas pagaderas durante un período de menos de un año.
Gastos
⇒ Todos los pagos realizados por la empresa, excepto la deuda, que se excluye. En una empresa inmobiliaria, los salarios pagados a los empleados ejemplifican gastos.
Ingresos
⇒ Dinero ganado vendiendo bienes o servicios. Para una empresa inmobiliaria, los ingresos incluirán el alquiler cobrado a los inquilinos.
Consulta Nuestro Servicio: Planificación Fiscal para Inversionistas Inmobiliarios en EE.UU.
¿Qué hacen los contadores de bienes raíces?
⇒ Se crean y utilizan registros e informes contables y financieros que detallan los costos de desarrollo y operación para desarrollar y gestionar presupuestos.
⇒ Crear y desarrollar informes de ingresos y gastos y estados de resultados basados en efectivo.
⇒ Ayudar en la producción de estimaciones de costos e informes anuales.
⇒ Ayudar en la negociación y documentación de acuerdos de alquiler, arrendamientos y ventas de propiedades.
⇒ Producir resúmenes de arrendamientos y alquileres.
⇒ Determinar la responsabilidad fiscal y producir declaraciones de impuestos.
⇒ Una auditoría del IRS puede seguir al descubrimiento de errores contables o ocurrir aleatoriamente. Nuevamente, el empleo de un contador hábil y meticuloso es tu mejor defensa cuando esto sucede. Los contadores reciben capacitación en defensa de auditorías, están acostumbrados a tratar con el IRS y pueden proporcionar rápidamente cualquier información requerida.
CPA para impuestos inmobiliarios
⇒ Una planificación fiscal cuidadosa y un sistema contable sólido resultan en múltiples beneficios fiscales.
⇒ La propiedad de propiedades de alquiler beneficia a las empresas a través de:
⇒ Deducción de la depreciación.
⇒ Exención del impuesto sobre las ganancias de capital.
⇒ Deducción de los cargos de mantenimiento, reparaciones y servicios.
⇒ Deducción de los impuestos inmobiliarios.
Los impuestos sobre las ganancias de capital son pagaderos sobre las ganancias obtenidas por la venta de activos. La tasa esperada se determina, entre otras cosas, por tu período de propiedad antes de vender. Los planes de venta estratégicos te ayudarán a reducir o evitar los impuestos sobre las ganancias de capital.
Gestión financiera de empleados y activos inmobiliarios
⇒ La contabilidad es vital para optimizar el valor obtenido de los activos y empleados. La ganancia solo puede maximizarse cuando cada inversión se gestiona de manera óptima, lo que requiere que una empresa:
⇒ Haga un seguimiento del valor de cada activo.
⇒ Monitoreo preciso del rendimiento de las propiedades de alquiler.
⇒ Seguimiento de facturas, alquileres cobrados, depósitos de seguridad y pagos a contratistas.
⇒ La contabilidad simplifica la gestión de los empleados al rastrear lo siguiente:
⇒ Remuneración.
⇒ Horas trabajadas.
⇒ Nómina.
⇒ Comisiones.
⇒ Contrata a un CPA para desarrollar tu sistema contable y asesorarte sobre las mejores prácticas. Luego, tu CPA se convertirá en un miembro vital del equipo cuando llegue la temporada de impuestos.
Mantén tus cobros al día
⇒ No permitas que tus cobros se retrasen, ya que afectará tu resultado final.
⇒ Cuando se eximen tarifas, regístralo con precisión y clasifícalas en consecuencia.
⇒ Usa un sistema consistente alineado con las pautas estatales y locales. Esto protegerá a todos los involucrados de situaciones más precarias.
Presupuesta para gastos inesperados
⇒ Las emergencias ocurren, y nada es más desagradable que correr para encontrar el dinero para financiar una crisis. Mirando a Europa en 2022, por ejemplo, los aumentos masivos en los costos de energía, que subieron hasta un 1000 por ciento, fueron completamente inesperados. El éxito a menudo equivale a simplemente sobrevivir las tormentas.
⇒ Entonces, construye lentamente un ‘fondo para días lluviosos.’ Muchos emprendedores inmobiliarios recomiendan apartar un porcentaje fijo de los ingresos en el fondo para días lluviosos.
⇒ Usa datos históricos para prever gastos futuros. Luego, mira hacia atrás en los años y guarda suficiente dinero para cubrir emergencias pasadas. La historia a menudo se repite.
Conciliar tus cuentas con frecuencia
⇒ Siempre hay errores; por eso las conciliaciones son vitales. Encuentra errores y omisiones antes de que causen daño. Es un proceso que consume tiempo, pero un buen software hará que tu tarea sea fácil.
⇒ Hazlo cada mes y determina si hay fondos faltantes o pagos en exceso.
⇒ Automatiza las tareas contables siempre que sea posible. Necesitas sistemas para lograr el éxito en la gestión de una empresa inmobiliaria y simplificar tu vida. Por lo tanto, sistematiza las tareas diarias para mantener las cosas lo más simples posible.
⇒ Por ejemplo, habilita pagos automáticos si tu flujo de efectivo es lo suficientemente fuerte.
⇒ Además, permite recordatorios y retiros automáticos. Cualquier cosa que libere tiempo mejorará tu control de la empresa.
⇒ El día que inicies tu negocio, te verás obligado a cumplir con agencias locales, estatales y federales.
⇒ Los errores cuestan dinero y las correcciones requieren un esfuerzo arduo de tu parte.
⇒ Por lo tanto, recomendamos que te familiarices con todos los formularios fiscales aplicables.
⇒ A cambio, la teneduría de libros se volverá más fácil para ti y tu trabajo será más preciso.
⇒ Cuando llegue la temporada de impuestos, tu vida no se verá interrumpida por multas y sanciones inminentes resultantes del incumplimiento de los requisitos de documentación del IRS.
Conoce tus formularios fiscales:
El IRS requiere un formulario W-9 para documentar el número de identificación fiscal y el tipo de negocio de un contratista. Un formulario 1099 es un requisito adicional para cualquier contratista que gane más de $600 de tu negocio en un año calendario.
Los lectores deben tener en cuenta que este artículo solo tiene la intención de transmitir información general sobre estos temas y que FAS CPA & Consultants (FAS) de ninguna manera pretende que el contenido de este artículo se interprete como asesoramiento o servicios profesionales de contabilidad, negocios, financieros, inversiones, legales, fiscales u otros. Este artículo no puede servir como un sustituto de tales servicios o asesoramiento profesional. Cualquier decisión o acción que pueda afectar el negocio del lector no debe basarse únicamente en el contenido de este artículo, sino que debe consultarse con un asesor profesional calificado. FAS no será responsable de ninguna pérdida sufrida por cualquier persona que confíe en esta presentación. Este artículo está sujeto a cambios en cualquier momento y por cualquier razón.
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